Arbo en nieuwbouw: bouw mee aan een gezond gebouw

De praktijk
Achtergrondartikel
Gezond gebouw

Nadat een nieuw of verbouwd pand betrokken is blijken er vaak klachten te zijn over tocht, lawaai of een onhandige indeling. Arboprofessionals of preventiemedewerkers kunnen een belangrijke rol spelen in de voorkoming van klachten. 

Bouw mee aan een gezond gebouw

De bouw van een nieuw pand, verbouwingen en een nieuwe manier van werken bieden kansen om de inrichting aan te passen aan de wensen van de organisatie en de medewerkers. Toch blijken er vaak klachten te zijn, als het pand eenmaal betrokken is. Voorbeelden zijn: ‘de ramen kunnen niet open’, ’er is geen goede rookruimte’, ‘de brancard past niet door de deur’, ‘we hebben hinder van de lawaaiige machines van hiernaast’ en ‘het is lastig geconcentreerd werken in de kantoortuin’. Door vooraf goed na te denken over de arbeidsomstandigheden en de wensen en eisen van de medewerkers, kunnen we veel ellende voorkomen. Hierbij speel jij als arboprofessional of preventiemedewerker een belangrijke rol.

Complex project

Nieuwbouw en verbouwingen zijn complexe projecten met een doorloop van soms wel tien tot vijftien jaar. Om een bouwproject overzichtelijk te houden, onderscheiden we zeven fasen:

1. oriëntatiefase
2. programmafase
3. ontwerpfase
4. aanbestedingsfase
5. uitvoeringsfase
6. gebruiksfase
7. evaluatiefase

De praktijk is weerbarstig. De fasen heten soms anders of volgen elkaar niet netjes op. Zie het overzicht van de fasen als een hulpmiddel om vat te houden op de planning, de activiteiten en je rol als arboprofessional. De onderstaande lijst geeft een korte uiteenzetting van de activiteiten per fase en de benodigde documenten. In de tekst erna worden de belangrijke onderdelen van de eerste fasen belicht.

1. Oriëntatiefase

  • Voorbereiden van de planontwikkeling
  • Alternatieven tegen elkaar afwegen en afzetten tegen de huidige situatie
  • Nodig: Haalbaarheidsstudie / onderzoek

2. Programmafase 

  • Vastellen van de benodigde ruimte en de gebouwindeling
  • Vaststellen van de technische en bouwkundige eisen
  • Voorbereiden van de ontwerpfase
  • Nodig: Programma van Eisen (PvE)

3. Ontwerpfase

  • Maken van een voorlopig ontwerp van gebouw, installaties e.d.
  • Eventueel maken van proefopstellingen, maquettes
  • Maken van een definitief ontwerp van gebouw, installaties e.d.
  • Nodig: Voorlopig ontwerp en Definitief ontwerp

4. Aanbestedingsfase

  • Uitwerken van de ontwerpen in gedetailleerde teksten, tekeningen en processchema's.
  • Nodig: Bestek

5. Uitvoeringsfase

  • Realiseren van de bouw  
  • Nodig: Veiligheids- & Gezondheidsplan

6. Gebruiksfase

  • Inrichten van het pand
  • (Geleidelijk) in gebruik nemen van het pand
  • Nodig: Verhuisplan,  Introductieplan en Meldingssysteem van klachten

 7. Evaluatiefase

  • Toetsen van de doelstellingen
  • Inventariseren van knelpunten
  • Opstellen van maatregelen ter verbetering
  • Nodig: Verzamelde klachten en Evaluatieonderzoek  

Op tijd aandacht voor arbo

Een plan ontstaat niet zomaar. Het wordt ingezet omdat de huidige huisvesting niet meer geschikt is of omdat de directie toekomstige problemen voor wil zijn, zoals ruimtegebrek, veroudering van het gebouw en nieuwe eisen aan het werk. De organisatie let op de kosten en wil wel eens bezuinigen op de ‘arbo’. Bezuinigen op arbo mag dan voordelig lijken, het is het niet. Bedenk wat investeren in arbeidsvriendelijke werksituaties kan opleveren: een goede sfeer, minder verzuim, minder kans op fouten en een hogere productie. Welke werkgever wil dat niet? Als arboprofessional of preventiemedewerker heb jij een mooie taak om de opbrengsten te benadrukken. Voer deze discussie op tijd. Naarmate het bouwproces vordert, is het duurder en ingrijpender om aanpassingen aan te brengen.

Arbo in het Programma van Eisen

In de programmafase maakt de organisatie een analyse van haar wensen en eisen. De wensen en eisen worden geordend vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Met het PvE communiceert de opdrachtgever met de ontwerpende partijen. Het is een soort contract. Een goed PvE is zodanig opgesteld dat het op elk moment van het bouwproces getoetst kan worden aan de uitgangspunten.
Het opstellen van het PvE begint bij de vaststelling van de benodigde ruimte en de globale gebouwindeling. Globaal moet duidelijk zijn hoe afdelingen het best ten opzichte van elkaar kunnen liggen en op welke plek in het gebouw een afdeling het best gesitueerd kan worden. Zo is het bijvoorbeeld handig om de postkamer, de repro en de kantine op de begane grond in te richten in verband met de aan- en afvoer van materialen. Naast de indelingseisen wordt in de programmafase ook nagedacht over technische aspecten als de geluidsisolatie, de verlichting, de elektriciteitsvoorziening en de klimaatinstallatie. Neem bij het vaststellen van deze eisen de arbo-aspecten mee. Op zijn minst moet gecheckt worden of voldaan wordt aan de normen uit de Arbowetgeving en de Arbocatalogus van de sector.
 

Gebruik de Arbocatalogus en de RI&E

Voor veel sectoren is een Arbocatalogus opgesteld. In de Arbocatalogus staan afspraken en praktijkvoorbeelden over de belangrijkste arborisico’s in je sector. Kijk of er afspraken of voorbeelden in staan, die je kunt gebruiken. Een ander aanknopingspunt is de in de Arbowet verplichte Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), waarin alle knelpunten op het gebied van de arbeidsomstandigheden worden geïnventariseerd. Een RI&E is niet af zonder dat er een plan van aanpak is opgesteld. Dit betekent dat ook maatregelen en termijnen gepland moeten worden. De maatregelen kunnen (deels) opgenomen worden in het Programma van Eisen.

Vergeet de medewerker niet

Een goede betrokkenheid van het personeel tijdens het gehele bouwproces is een ‘must’. Een open discussie in de hele organisatie kan in een later stadium veel barrières en frustraties voorkomen. Dit is zeker het geval als toegewerkt ‘moet’ worden naar een nieuwe manier van werken. Ook hebben medewerkers vaak al nagedacht over hoe hun eigen werksituatie verbeterd kan worden. Laat dus uw gezicht geregeld zien op de werkvloer en stimuleer dat er meegedacht wordt vanuit het personeel. Iedereen mee laten praten is ondoenlijk. Denk daarom aan het instellen van gebruikersgroepen of (nieuw)bouwcommissies, waarin medewerkers van verschillende afdelingen of teams vertegenwoordigd zijn. Gebruikmaken van het reguliere werkoverleg is natuurlijk ook mogelijk. Informeren hoeft niet alleen via overleg en verslagen. Soms kunnen plattegronden, maquettes, virtuele beelden of een proefopstelling helpen. Als medewerkers bijvoorbeeld een plattegrond of testopstelling zien, kunnen ze de toekomstige werksituatie beter voorstellen en eventuele verbeterpunten aangeven.

De ondernemingsraad helpt mee

De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (bij kleine bedrijven) kan als spreekbuis van de medewerkers met goede ideeën komen. Daar kunt jij als arboprofessional veel aan hebben. Daarbij kan de OR de aandacht voor arbeidsomstandigheden opeisen in het overleg met de directie. De invloed van de OR in dezen gaat ver. Voordat een (nieuw-)bouwproject door kan gaan, moet aan de ondernemingsraad een advies gevraagd worden. Dit adviesrecht is vastgelegd in de Wet op Ondernemingsraden (WOR).

Arboprofessional heeft een belangrijke rol

Bij nieuwbouw en verbouwingen kan de organisatie niet om arbo heen. Jij bent de aangewezen persoon om daarop te ‘hameren’ en er invulling aan te geven. Besef dat het meer is dan alleen maar het beoordelen van de plannen op arbo-aspecten. Het gaat bijvoorbeeld ook om het participeren in overleggen over de bouw en het overtuigen van de directie dat een gezond gebouw veel waard is. En besef dat er ook andere zaken om de hoek komen kijken waar jij een rol in hebt. Denk bijvoorbeeld aan het bedrijfshulpverleningsplan, regelingen omtrent de privacy en een telewerkregeling. Je krijgt het dus druk. Maak ook daarom gebruik van de kennis die er al is in de organisatie. Benut bestaande documentatie zoals de RI&E. Laat je informeren door medewerkers, de OR en de technische dienst en put kennis en ervaring bij je arbo-collega’s van soortgelijke organisaties. Kortom: zorg dat je niet alleen staat te werken aan een gezond gebouw.

Lees meer op overzichtspagina Preventie