Werkdruk aanpakken middels Taskforce of vragenlijst

Psychosociale arbeidsbelasting
Achtergrondartikel
Werkdruk aanpakken

Ziekteverzuim wordt in veel gevallen veroorzaakt door psychische problemen. Deels hebben deze problemen met de privé situatie te maken, deels houden ze verband met de werksituatie. Werkdruk is een van de aspecten die kan leiden tot verzuim. We beschrijven twee aanpakken waarmee werkdruk aangepakt kan worden: een Taskforce en een vragenlijst. Doel van deze aanpakken is om beweging te creëren gericht op verandering.

De volgende cijfers geven aan dat het probleem van werkdruk nu al wijdverspreid is:

  • 20-25% van jongeren heeft stress en burn-out klachten (bron: CBS)

  • In het onderwijs heeft 20% van de medewerkers burn-out klachten (bron: CBS)

  • Kwart van werknemers in de zorg ervaart te hoge werkdruk (bron: CNV Jongeren)

  • 25% van langdurige mantelzorgers voelt zich ernstig belast (bron: SCP)

Bronnen van druk

De belangrijke bronnen van werkdruk kunnen liggen in de 4A’s, te weten:

  1. Arbeidsinhoud

  2. Arbeidsomstandigheden

  3. Arbeidsverhoudingen 

  4. Arbeidsvoorwaarden

Voorbeelden van werkdruk en mentale belasting zijn de mate waarin een medewerker zich tijdens het werk moet concentreren, moeilijke problemen moet oplossen of voortdurend moet inspelen op nieuwe (en onverwachte) situaties. Of aan het gebrek aan autonomie dat medewerkers hebben om zelfstandig invloed uit te kunnen oefenen op de planning of uitvoering van het werk. Een andere belangrijke bron is een slechte sfeer op het werk, bijvoorbeeld door conflicten tussen collega’s, de stijl van leidinggeven of door het ontbreken van een goede communicatie en/of werkoverleg.

Privé situatie is ook van invloed

Aangezien ook de privé situatie van invloed kan zijn op ervaren druk is het belangrijk om te achterhalen welke privé gebeurtenissen momenteel spelen. En wat de impact hiervan op de medewerker is. Tenslotte is het wenselijk om te inventariseren hoe een medewerker er nu mee om gaat en hoe hij/zij effectiever hiermee om kan gaan.

Er zijn twee aanpakken welke een organisatie kan inzetten om effectiever met druk om te gaan. Een aanpak is gebaseerd op het inzetten van een vragenlijst welke vervolgens wordt besproken in teams om zo te komen tot verbeteracties. Een tweede aanpak is een taskforce welke op basis van brainstormsessies komt tot verbeteracties.

Aanpak 1: Taskforce

Het doel van de Taskforce is dat een groep medewerkers met gerichte verbetervoorstellen komt om knelpunten ten aanzien van werkdruk en -plezier (deels) op te lossen. Zij krijgen de ruimte om out-of-the-box te komen tot verbeteracties welke leiden tot minder werkdruk en meer werkplezier.

Nadrukkelijk zal er gekeken worden naar de aspecten die door de organisatie beïnvloedbaar zijn. De niet of moeilijk beïnvloedbare zaken, bijvoorbeeld omdat dit door wetgeving bepaald is, zullen geparkeerd worden (het managen van verwachtingen).

Tijdens het project zal er actief gewerkt worden om input bij collega’s op te halen zodat er zoveel mogelijk draagvlak voor deze verbetervoorstellen is. Voor de herkenbaarheid (en ook voor het draagvlak) moet de Taskforce dus een afspiegeling zijn van meerdere afdelingen en ook meerdere lagen (dus ook participatie vanuit lijnmanagement). Deelname geschiedt uiteraard op basis van vrijwilligheid. Een effectieve groepsomvang is circa 8 personen.

Het project van de Taskforce bestaat uit de volgende stappen:

  1. In deze aanpak wordt met een afvaardiging van de organisatie/team gebrainstormd over wat werkdruk veroorzaakt en wat juist werkplezier/ energie geeft. Het gaat hier om het inventariseren van energievreters en energiegevers. Het is belangrijk om de energiegevers uit te bouwen en de energievreters te reduceren en liefst elimineren.

  1. De uitkomsten van de brainstormsessie worden vervolgens door de Taskforce-leden gedeeld met alle collega’s. Die kunnen hier input op geven. In een tweede bijeenkomst wordt de lijst met punten definitief vastgesteld en vervolgens worden deze geprioriteerd. Welke zijn het belangrijkste en welke zijn het makkelijkst beïnvloedbaar. Ook dit wordt teruggekoppeld aan de andere collega’s.

  1. Daarna gaat de Taskforce met de vijf belangrijkste items aan de slag. Per item wordt bepaald hoe deze te verbeteren is. Gekeken wordt naar Quick wins voor de korte termijn en ook eventuele verbeteracties voor de langere termijn.

  1. Aan het eind van het project wordt een totaalplan met alle verbetervoorstel(len) gepresenteerd aan het MT en teruggekoppeld aan de collega’s. Het is belangrijk om ook aandacht te besteden aan de implementatie. Wat is er voor nodig om ervoor te zorgen dat hetgeen voorgesteld wordt ook daadwerkelijk toegepast wordt. 

Effectief is dat er elke 3 weken een bijeenkomst plaatsvindt, zodat het project een doorlooptijd kent van 4-5 maanden. Voor de brainstorm van de knelpunten en de prioritering van verbeter items zijn circa 2-3 sessies noodzakelijk (ook om tussendoor input van collega’s op te halen). Daarna worden in 4-5 sessies bekeken hoe de knelpunten ook daadwerkelijk veranderd kunnen worden.

Aanpak 2: Vragenlijst

Alle medewerkers krijgen eerst een vragenlijst rondom werkdruk. Deze digitale vragenlijst wordt op maat gemaakt. Zowel de werkdrukbronnen (teveel werk, achterstanden, werktempo, afhankelijkheid derden, beschikbaarheid gegevens, piekbelasting, relatie met collega’s en leiding) alsook de mogelijk effecten (vermoeidheid, slapen, piekeren, verminderd werkplezier, slechte werksfeer) worden bevraagd. Per risico wordt bevraagd of het bij de medewerker tot problemen leidt. Ervaart betrokkene problemen met de planning werkzaamheden? Problemen met werktempo? Ook worden er enkele open vragen gesteld: wat veroorzaakt jouw werkdruk? Wat kun je zelf doen om de werkdruk te verminderen? Wat kan de organisatie doen? Tenslotte zal worden stilgestaan bij de prive-factoren.

De medewerker krijgt zelf direct feedback op de eigen scores. Aan de hand van de antwoorden wordt een individueel profiel opgesteld dat direct wordt teruggekoppeld aan de invuller. Het profiel geeft de mate van welzijn/gezondheid aan per onderwerp, inclusief een score (goed, matig of slecht) aangevuld met algemene feedback. Desgewenst kan de medewerker de eigen scores bespreken met de leidinggevende. Afhankelijk van de problematiek kunnen individuele vervolgacties afgesproken worden.

Werkstress

Groepssessies

Alle medewerkers worden vervolgens uitgenodigd voor een groepssessie met de eigen afdeling. Deze bijeenkomst duurt circa 2 uur. Gestart wordt met de terugkoppeling van de groepsresultaten. Deze zijn geanonimiseerd per afdeling. Doel van de groepssessie is het bespreken van de gegevens en gezamenlijk brainstormen over te ondernemen acties. Dit kan aan de hand van de volgende vragen en thema’s:

  • herkenbaarheid van groepsresultaten;

  • interpretatie van de groepsresultaten: wat betekent een uitkomst, zijn er verklaringen voor?

  • prioritering van aandachtspunten: op welke aandachtspunten moet het eerst actie worden ondernomen?

  • aanpak van aandachtspunten: wat is de beste aanpak voor een knelpunt? Wie kan het oppakken? Wanneer gereed? Welke ondersteuning is hierbij nodig?

Tijdens de bijeenkomst wordt er interactief gezocht naar oplossingen. Centraal hierin staan de volgende vragen:

  • Wat kan de organisatie doen?

  • Wat kunnen de collega’s gezamenlijk binnen de eigen afdeling/team gaan doen?

  • Wat kan de medewerker zelf doen?

Er wordt afgesloten met het benoemen van de prioriteiten: wat vinden medewerkers het belangrijkst?

Vervolgens komt elke afdeling maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken. Elke vervolgbijeenkomst heeft een specifieke doelstelling. Op basis van de bevindingen en ervaringen van de eerste sessie wordt een Plan van Aanpak opgesteld. In dat plan wordt vastgelegd hoe de deelnemers de ervaren problemen te lijf willen gaan. De afspraken moeten voldoen aan het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijd). Tijdens de bijeenkomst wordt er interactief gezocht naar oplossingen.

Resultaatgericht werken

In de overige bijeenkomsten zullen de afspraken verder geconcretiseerd moeten worden. Onderdeel vormt het resultaatgericht werken ten aanzien van afspraken. Welke afspraken zijn er gemaakt? Zijn deze gehaald? Wat gaat er goed? Wat gaat er minder goed? Hoe zijn deze laatste zaken te ondervangen? Wie is verantwoordelijk? Waar is bijsturing wenselijk?

Rol van de preventiemedewerker

De rol van de preventiemedewerker is in beide aanpakken niet de expert die weet hoe hij werkdruk kan reduceren of degene die handvatten biedt voor het omgaan met werkdruk. Dit is geen klassieke benadering waarbij de preventiemedewerker de probleemeigenaar is.
In een dergelijk traject is hij eerder een veranderkundige. Hij is de interne adviseur die medewerkers helpt en ondersteunt om zelf tot oplossingen te komen. Hij faciliteert het proces. Uiteraard is enige inhoudelijke kennis wel vereist, maar er wordt daarnaast veel meer een beroep gedaan op competenties en vaardigheden op het terrein van (groeps)coaching, resultaatgericht werken en projectmanagement.
De meerwaarde van een dergelijke aanpak ligt o.a. in het feit dat:

  • De problematiek aangepakt wordt op meerdere niveaus: individueel en op afdelingsniveau.

  • Medewerkers hun eigen werk het beste kennen en veel ideeën hebben over verbetering van de dagelijkse praktijk. Dat er een beroep wordt gedaan op betrokkenheid leidt bovendien tot een groter draagvlak voor de acties en oplossingen. Een groot draagvlak is een van de randvoorwaarden voor succes.

  • Dat de preventiemedewerker de medewerkers leert het zelf op te lossen (zelfsturing). Hierdoor is de preventiemedewerker slechts aan de zijlijn als adviseur betrokken op tijdelijke basis. Medewerkers kunnen in het vervolg vergelijkbare problemen zelfstandig oplossen.

Tot slot

Werkdruk is een lastig thema. Echter, indien medewerkers zelf betrokken raken bij de oplossingen en gewenste aanpak is het effect groter en duurzamer. Dit betekent voor de preventiemedewerker dat hij een andere rol en positie zal moeten innemen, meer een faciliterende, adviserende en veranderkundige rol.

Lees meer op overzichtspagina Preventie