Rollen en verantwoordelijkheden - Preventie

Communiceren over preventie

Communiceren over preventie

Communicatie is één van de belangrijkste pijlers onder een succesvol preventiebeleid. Je kunt goede maatregelen treffen en afspraken maken, maar als mensen niet op de hoogte zijn of niet overtuigd zijn van het nut van de maatregelen, worden ze genegeerd. Dan is de preventie alleen op papier goed geregeld. Hierbij praktische tips om te communiceren over preventie. 

De hoeveelheid informatie die we op een dag te verwerken krijgen, is enorm. We filteren daarom bewust en onbewust de informatie die we opslaan. De informatie die het stempel ‘belangrijk’ krijgen en dat wat de persoonlijke interesse heeft, krijgt aandacht. Maar dat betekent nog niet dat er ook actief iets mee wordt gedaan: ook zaken waar we positief tegenover staan, zijn in de meeste gevallen al snel weer vergeten. Denk maar aan een film waar je over hoort of een boek dat je graag wilt lezen: als je het niet opschrijft weet je een week later vaak de titel al niet meer, als je je überhaupt nog herinnert dat je erin geïnteresseerd was. Pas als je het nog een keer voorbij ziet komen, schiet het je weer te binnen. Best een uitdaging dus om tussen die enorme stroom aan informatie en die filters heen te komen. 

Daarnaast moet de boodschap worden herhaald. In het communicatievak wordt ook wel gezegd ‘één keer communiceren = niet communiceren’. Denk daarbij ook maar aan de hoeveelheid aan communicatie die er nodig was en is om de regels rond corona onder de aandacht te brengen. Op iedere straathoek en in elke winkel wordt er omgeroepen, hangen er posters en struikel je over de handpompjes. Ook de mensen die positief tegenover de maatregelen staan, moeten steeds worden herinnerd aan de boodschap. Als je wilt dat veilig en gezond werken tussen de oren van medewerkers komt, zul je het bericht of de boodschap dus met regelmaat onder de aandacht moeten brengen.

>> Op www.youtube.com/inpreventie vind je filmpjes met tips voor preventiemedewerkers over communiceren.

En nog meer herhaling

Door de boodschap op verschillende manieren aan te bieden, vergroot je de kans dat het echt blijft hangen. Binnen de organisatie kun je op verschillende manieren communiceren over veilig en gezond werken. Door communicatiekanalen te combineren, blijft preventie het hele jaar door onder de aandacht. Je kunt bijvoorbeeld posters met informatie ophangen. Dit kan een top 5 van veiligheidsregels zijn. Kies hiervoor het liefste plekken waar mensen even tijd hebben of stilstaan, zoals in de lift, bij het koffieapparaat of in de kantine. Als het om specifieke boodschappen gaat, is het logisch om dit op de plaats te hangen waar het van toepassing is. Wissel de posters af en toe eens van plek, want dingen die we dagelijks zien, worden niet meer opgemerkt. Intranet, interne sociale media of een interne nieuwsbrief kun je gebruiken om met regelmaat één specifiek onderwerp onder de aandacht te brengen. Voor ideeën over communicatiekanalen in jouw organisatie kun je ook eens te rade gaan bij een communicatiedeskundige.

In gesprek

Werk- of teamoverleggen bieden een goede gelegenheid om echt in gesprek te gaan over veilig en gezond werken. Zet veilig en gezond werken standaard op de agenda. Vijf tot tien minuten per keer kan al genoeg zijn. Instrueer leidinggevenden op dit punt en help ze indien nodig met het kiezen van onderwerpen. Kies elke keer een afgebakend onderwerp. Dus niet een breed onderwerp zoals ‘veiligheid en werk’, maar een specifiek onderwerp zoals ‘veilig werken met de zaagmachine’. Je kunt daarbij ingaan op de praktische toepassing van maatregelen en mensen laten meedenken over mogelijkheden om veilig(er) te werken. Let goed op of er weerstand is tegen de maatregelen en of er in de praktijk geen belemmeringen zijn voor de maatregel(en). De werknemers die in de praktijk aan de slag moeten hebben zelf vaak de beste ideeën om oplossingen te bedenken die toepasbaar zijn in de praktijk. Je kunt ook iemand laten vertellen over ervaringen die ze al hebben. Sluit zelf af en toe ook eens aan. Zo blijf je in gesprek en laat je iedereen meedenken. Door compacte onderwerpen te kiezen, heb je genoeg onderwerpen om preventie telkens onder de aandacht te brengen en houd je het kort en praktisch. 

Tip

Meld je aan voor het ‘Actiejaarplan communiceren’. Je ontvangt dan iedere maand een idee voor een onderwerp, met een stukje tekst dat je kunt gebruiken voor in een nieuwsbrief of op intranet en weblinks naar meer informatie en tools.

Duidelijke taal

Informatie moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Vermijd daarom vakjargon en voorkom dat je verzandt in beleid en wet- en regelgeving. Door zaken praktisch en toepasbaar te maken, weten medewerkers wat er van ze verwacht wordt. Leg daar de focus op en leg uit waarom deze manier van werken van belang is.

Een ander punt van aandacht is het taalniveau. Beheersen buitenlandse werknemers het Nederlands of Engels goed genoeg om echt goed te begrijpen wat er van ze wordt verwacht? Daarnaast zijn er in Nederland ongeveer 740.000 laaggeletterde werknemers (bron: Handreiking Taal en Veiligheid 2019). Ingewikkelde zinsconstructies kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat niet duidelijk is of je nu wel of juist niet die knop aan moet zetten voordat je begint met je werk. Als het gaat om misverstanden rond manieren van werken, kunnen er gevaarlijke situaties ontstaan, zowel voor de werknemer zelf als voor de collega’s. Controleer bij het geven van instructies of de medewerkers de boodschap hebben begrepen. Op de vraag ‘Is het duidelijk?’ wordt meestal braaf ja geknikt. Gebruik daarom controlevragen om na te gaan of de boodschap echt is begrepen. Het gebruik van beelden en iconen helpt enorm voor het taalbegrip.

Tip

Op www.napofilm.net zijn tientallen korte filmpjes over veilig en gezond werken te vinden, waarbij helemaal geen taal wordt gebruikt.

Adviseren zonder vingerwijzen

De werkgever is verantwoordelijk voor veilig en gezond werken in de organisatie, maar als je een rondje loopt in de organisatie, valt je oog vast weleens op iets wat niet helemaal volgens de afspraken gaat. Je kunt daarmee naar de leidinggevende gaan, of de betreffende persoon op dat moment direct aanspreken. Maar hoe spreek je iemand op een goede manier aan? Als je direct begint over de verplichting om gehoorbescherming te dragen bij dat werk, word je al snel gezien als een zeur of krijg je het stempel ‘arbopolitie’. In het filmpje ‘Adviseren zonder vingerwijzen’ worden enkele praktische tips gegeven over hoe je zorgt dat je boodschap goed overkomt. Je kunt bijvoorbeeld vragen waarom iemand z’n gehoorbescherming niet draagt. Afhankelijk van het antwoord (‘zit niet lekker’, ‘vergeten’, enz.) kun je toelichten waarom het toch wel belangrijk is. Je kunt ook samen kijken hoe eventuele belemmeringen kunnen worden weggenomen. Zo kweek je langzaam bewustzijn bij collega’s over hun eigen rol als het gaat om veilig en gezond werken.

Goed voorbeeld doet goed volgen

De rol van leidinggevenden bij gezond en veilig werken is niet te onderschatten. Heldere afspraken en maatregelen worden onduidelijk op het moment dat leidinggevenden ervoor zichzelf andere normen op nahouden. Een leidinggevende die regelmatig ’s avonds of in het weekend e-mails verstuurt, geeft niet alleen het signaal af dat dit normaal is; het kan er ook voor zorgen dat medewerkers zich verplicht voelen om te antwoorden. En als leidinggevenden geen helm opzetten op het moment dat zij een ruimte betreden waar dit verplicht is, geeft dat een verkeerde boodschap: blijkbaar zijn de regels niet zo strikt of niet voor iedereen hetzelfde. De volgende keer zal een medewerker die maar even in die ruimte hoeft te zijn ook niet meer de moeite nemen om een helm op te zetten. 

Leidinggevenden moeten zich hiervan bewust zijn en het goede voorbeeld geven. Leg duidelijk uit dat ze hun voorbeeldfunctie niet moeten onderschatten. Leidinggevenden moeten goed begrijpen waarom er maatregelen zijn, zodat zij overtuigd zijn van de noodzaak. Zij hebben extra achtergrondinformatie nodig, omdat zij vragen kunnen krijgen van medewerkers en zelf moeten kunnen uitleggen waarom zaken zijn zoals ze zijn. Het kan nuttig zijn om een training voor leidinggevenden te maken waarin ingegaan wordt op hun voorbeeldfunctie in het bedrijf.

Routine

Veilig en gezond werken moet uiteindelijk iets worden waar je niet meer over nadenkt, net zoals het omdoen van je gordel als je in de auto stapt. Veel preventieve maatregelen lijken in eerste instantie verstorend: het aanpassen van gedrag kost tijd en voelt als een belasting. Als het eenmaal automatisme is geworden, voelt het niet meer als een extra handeling. Maar een mens is een gewoontedier, en daar kun je gebruik van maken. Het ‘enige’ wat je voor elkaar moet krijgen, is dat een veilige en gezonde manier van werken standaard onderdeel van het werkproces wordt. Dan wordt het een routine en niet meer vergeten. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan en je hebt er een lange adem voor nodig. Maar door veilig en gezond werken in werkprocedures op te nemen en tijdens het inwerken van nieuwe collega’s als standaard onderdeel van het werk mee te nemen, wordt veilig en gezond werken op den duur de nieuwe norm.

Tips op een rijtje

  • Herhaal de boodschap met regelmaat
  • Communiceer op verschillende manieren
  • Maak het praktisch en concreet
  • Maak informatie beschikbaar in meerdere talen, indien nodig
  • Ondersteun informatie met beeld voor beter begrip
  • Vergroot het bewustzijn door vragen te stellen
  • Zorg dat leidinggevenden het beleid in woord en daad ondersteunen
  • Maak veiligheid onderdeel van het werkproces

Source URL: https://www.werkenveiligheid.nl/preventie/rollen-en-verantwoordelijkheden/communiceren-over-preventie