‘Pre-employment screening’ van sollicitanten: wat is er geoorloofd?
De verkeerde persoon aannemen, dat willen werkgevers liever niet. Veel werkgevers screenen sollicitanten daarom vaak in meer of mindere mate. In mindere mate: door een sollicitant ‘even’ te Googlen of door een kijkje te nemen op de social media van de sollicitant. In meerdere mate: door de sollicitant om een VOG te vragen of door gebruik te maken van een formele ‘Pre Employment Screening’ (PES). Hierbij wordt de sollicitant onder de loep gelegd, vaak door een derde partij. Voor welke vorm van screening een werkgever ook kiest, in alle gevallen worden er in meerdere of mindere mate persoonsgegevens van de sollicitant verwerkt. En hier zijn regels aan verbonden.
Een check op het arbeidsverleden, de integriteit en moraliteit
Screening betekent dat een werkgever informatie over een sollicitant verzamelt om zo een goed beeld te vormen over diens arbeidsverleden, integriteit en moraliteit. Op basis daarvan zal de werkgever een inschatting kunnen maken over de betrouwbaarheid van de sollicitant. Soms gaat de werkgever zelf op zoek naar informatie, bijvoorbeeld door referenties na te bellen.. In verband met privacy van de sollicitant mag dit alleen als de sollicitant toestemming heeft gegeven. Soms wordt PES uitbesteed aan een derde partij die een achtergrondcheck zal doen. Bijvoorbeeld door het controleren van referenties of het frauderegister of het checken van diploma’s.
Werkgever moet wettelijke plicht aantonen….
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal de werkgever een goede reden moeten hebben om persoonsgegevens van een sollicitant te mogen verwerken. Dit betekent dat het screenen van sollicitanten alleen is toegestaan wanneer de werkgever daartoe een wettelijke verplichting heeft of wanneer hij een gerechtvaardigd belang kan aantonen. Het doen van een screening is slechts in sommige gevallen wettelijk verplicht. Zo geldt er bijvoorbeeld binnen de financiële sector een verplichting tot het screenen van kandidaten voor integere functies. In de onderwijssector en de kinderopvang geldt er geen verplichting tot het screenen van kandidaten, maar moeten alle kandidaten wel een VOG overleggen.
……of een gerechtvaardigd belang
In alle andere gevallen zal de werkgever dus een belangenafweging moeten maken tussen zijn eigen belangen enerzijds en de belangen van de sollicitant anderzijds. De werkgever zal moeten kunnen uitleggen waarom het van belang is dat er een screening wordt uitgevoerd. Over het algemeen wordt dit redelijk snel aangenomen: het is voor werkgevers van belang dat zij integere werknemers in dienst hebben. Daarnaast zal de werknemer moeten motiveren waarom het screenen van de werknemer van belang is voor de functie waarop de sollicitant solliciteert. Hierbij moet worden gekeken naar de risico’s die samenhangen met een bepaalde functie. Die zullen per functie verschillen. Ten slotte moet de werkgever controleren of het ook mogelijk is om andere, minder ingrijpende, maatregelen te nemen.
Toestemming van de sollicitant is niet toegestaan
Het is niet mogelijk dat een sollicitant toestemming afgeeft voor het (laten) uitvoeren van een screening. Op grond van de AVG is het namelijk van belang dat de toestemming in vrijheid is afgegeven. Vanwege de afhankelijkheidsrelatie tussen de sollicitant en de werkgever wordt aangenomen dat de sollicitant de toestemming niet vrij kan hebben gegeven. De sollicitant kan zich namelijk onder druk gezet voelen om toestemming te geven (misschien loopt hij anders de baan mis).
Informeer werknemers over de screening, bij voorkeur in de vacaturetekst
In de AVG staat opgenomen dat werknemers vooraf moeten worden geïnformeerd over een screening en het feit dat hun persoonsgegevens worden verwerkt. De werkgever moet daarbij aangeven voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt en of anderen betrokken zijn bij het sollicitatieproces (bijvoorbeeld een derde partij die de screening uitvoert). De gegevens over de sollicitant mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Treedt de sollicitant niet in dienst bij de werkgever na de sollicitatieprocedure, dan is het van belang dat de werkgever de persoonsgegevens na afloop van de procedure verwijdert. Als de werkgever de werknemer in zijn portefeuille wil houden zal hij daarvoor toestemming moeten vragen aan de sollicitant. Indien de sollicitant toestemming geeft, mogen de gegevens nog voor een jaar langer bewaard worden.
De uitkomst van de screening is niet goed, wat nu?
Het screeningproces kan op verschillende manieren ingericht zijn. Soms komt de uitslag al binnen tijdens de sollicitatieprocedure. Bij een slechte uitslag kan dit een reden zijn voor de werkgever om de sollicitant geen aanbod te doen. Wanneer de screening wordt uitbesteed aan een derde partij kan de uitslag soms wat langer op zich laten wachten. Werkgevers doen er dan goed aan om een ontbindende voorwaarde op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Hierin staat dan opgenomen dat de werknemer binnen een bepaalde periode alsnog een positief screeningsrapport moet overleggen. Lukt dit niet, dan kan de arbeidsovereenkomst alsnog beëindigd worden, ook wanneer de proeftijd al voorbij is.
Conclusie
Pre-employment screening kan een grote hulp zijn voor werkgevers om de juiste kandidaat aan te nemen. Doordat er persoonsgegevens verwerkt worden, zijn er echter strenge regels aan verbonden op grond van de AVG. Wanneer een voorafgaande screening niet wettelijk verplicht is, doet een werkgever er goed aan om het proces rondom de screening goed in te richten. De werkgever moet er daarnaast goed over nadenken waarom screening noodzakelijk is. Het is van belang om de werknemers vooraf in te lichten over de screening en het doel van de screening. Het is dan ook raadzaam om dit al in de vacaturetekst op te nemen.