Breed draagvlak voor de RI&E

Werkwijze
Achtergrondartikel

Door Maaike Sauerborn en Bruno Fermin
Adviseurs Duurzame Inzetbaarheid, CAOP
 
Twee jaar geleden had slechts 46 procent van alle organisaties een RI&E opgesteld [i] terwijl werkgevers al twintig jaar verplicht zijn om een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) uit te voeren die de veiligheids- en gezondheidsrisico’s in kaart brengt. Vooral kleine bedrijven zien op tegen de kosten en het werk dat eraan vastzit. Waarschijnlijk hebben zij te weinig beeld van wat een RI&E hen kan opleveren.[ii] Dat is jammer, want een breed gedragen RI&E stimuleert de vitaliteit en gezondheid van medewerkers. Als zij optimaal presteren, verhoogt dat het succes van de organisatie. Hoe kun je als preventiemedewerker bevorderen dat het opstellen van de RI&E structureel bijdraagt aan het welbevinden van medewerkers? Zorg ervoor dat de RI&E onderdeel is van het integrale HRM- en organisatiebeleid.
 
Voorbereiding
 
1. Wie betrek je bij het opstellen van de RI&E?
Het opstellen van een RI&E is vooral van meerwaarde als management en medewerkers het belang ervan onderschrijven en je de doelen en uitkomsten koppelt aan bedrijfsdoelstellingen. Daarmee voorkom je ook dat de RI&E een papieren tijger wordt. Als preventiemedewerker ben je vaak de coördinator van de RI&E. Maar het is de verantwoordelijkheid van de gehele organisatie en alle medewerkers om arbeidsrisico’s tot een minimum te beperken. Betrek daarom vanaf het begin de top erbij, die een voorbeeldfunctie heeft en het draagvlak voor het meedoen aan een RI&E sterk kan vergroten. Bovendien nemen zij de uiteindelijke beslissingen over de aanpak en de maatregelen. Lees hieronder voorbeelden van topbestuurders voor wie veiligheid en gezondheid geen bijzaak is, maar juist een speerpunt.
 

1. Hoe overtuig je bestuurders (managers) ervan dat investeren in de veiligheid van medewerkers loont? Volgens Yves Pétin, CEO van Intersafe, is veiligheidsbewustzijn een graadmeter voor de kwaliteit van een organisatie.
 
2. De nieuwe CEO van Alcoa Paul O’Neill zegt in zijn eerste speech dat hij van Alcoa het veiligste bedrijf om in te werken van de Verenigde Staten wil maken.

 
Naast de top, is het belangrijk om al in een vroeg stadium lijnmanagers en medewerkers bij het opstellen van een RI&E te betrekken. Zij kennen als geen ander de dagelijkse praktijk, zij weten waar de risico’s zich bevinden en welke oplossingen voor de hand liggen. Ook de OR, met zijn informatie-, advies en instemmingsrecht, speelt een belangrijke rol in het verkrijgen van een breed draagvlak en het borgen van een goed lopend proces.
 
Het opstellen van een RI&E behoort tot de functionele verantwoordelijkheid van een preventiemedewerker. Om de gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en medewerkers te borgen, is hun betrokkenheid vereist. Dat kun je vormgeven door voor het opstellen van een RI&E een kerngroep samen te stellen. Daaraan nemen deel: de bestuurder/manager, een OR-lid en de belangrijkste stakeholders. Afhankelijk van de structuur en cultuur binnen je organisatie kunnen dat bijvoorbeeld de bedrijfsarts, een P&O’er, een manager, een enthousiaste medewerkers en een communicatieadviseur zijn. Zo ontstaat een gezamenlijk vertrekpunt en heeft de organisatie ook op verschillende niveaus ambassadeurs.
 
2. Hoe kom je tot het vaststellen van je doelen?                                  
Met het vooraf gezamenlijk vaststellen van het doel en voorwaarden vergroot je de kans dat de RI&E een levende basis wordt voor het arbobeleid. Maak ook de belangen, inbreng en meerwaarde van de verschillende leden van de kerngroep vooraf expliciet. Dan wordt duidelijk welke verwachtingen er leven en welke andere kennis je er nog bij moet betrekken. Zorg er ook voor dat de kerngroep een antenne heeft voor signalen die je met elkaar deelt. Leiden bijvoorbeeld aangescherpte productienormen tot meer werkdruk en komt dat in conflict met het juist meer tijd willen investeren in de veiligheid? Als organisaties dat soort signalen bespreekbaar maken, formuleren ze vaak ook oplossingen.
 
3. Hoe sluit je aan bij wat er al is?
Een organisatie start bijna nooit vanaf nul met veiligheids- en gezondheidsbeleid. Je kunt voorkomen om voor een aantal zaken het wiel opnieuw uit te vinden door eerst te verzamelen wat er al is. Je kunt daarbij denken aan informatie over risico’s en aan uitkomsten van eerder gehouden RI&E’s. Wat is er in dat geval met de resultaten gedaan? Zijn eerdere afspraken wel of niet nagekomen? Wat gaat goed en niet goed met de borging van maatregelen?
 
Daarnaast spelen er vast meer HRM-ontwikkelingen om de veiligheid en gezondheid te bevorderen. Door een RI&E ook daaraan te koppelen en te leren van ervaringen van andere thema’s, is de RI&E geen losstaand project maar onderdeel van een bredere strategie en aanpak. Dat vergroot de kans om tot effectieve maatregelen te komen. Denk daarbij ook aan een verbinding met thema’s als duurzame inzetbaarheid, het verzuimbeleid en aan het nieuwe werken. Ook medewerkersonderzoeken, zoals over de tevredenheid, zijn interessant.
 
4. Welke aanpak kies je?
Welke methode het meest geschikt is om arbeidsrisico’s in kaart te brengen, hangt af van wat en hoeveel je ermee wil bereiken en van welke informatie al aanwezig is. Je kunt een uitgebreide erkende branche-RI&E gebruiken of bijvoorbeeld het bestaande medewerkersonderzoek aanvullen met vragen over specifieke arbothema’s. Je moet vooraf goed bepalen wie de RI&E uitvoert en binnen welke tijd. Stel jezelf de vraag of een specialist de RI&E en het plan van aanpak moet toetsen. Ook is het voor een breed draagvlak belangrijk om een (interne) communicatiedeskundige te betrekken bij het benaderen van medewerkers en het terugkoppelen van uitkomsten en maatregelen.
 
GGZ Centraal stimuleert bijvoorbeeld het veiligheidsbewustzijn onder medewerkers door de inzet van een participatieve RI&E.
 
Uitvoering van de RI&E
 
5.  Hoe stel je het plan van aanpak op?
Ook voor het uiteindelijke plan van aanpak is het natuurlijk belangrijk om een breed draagvlak te hebben van werkgever, managers en medewerkers. Hen daarbij in alle fasen op tijd betrekken helpt:  bij de inventarisatie van de risico’s, bij de evaluatie ervan en bij het opstellen van het plan van aanpak. Als iedere laag in de organisaties op tijd bij alle stappen betrokken is, is het gemakkelijker om de afspraken te borgen. De hoeveelheid beheersmaatregelen om risico’s te vermijden, is binnen de perken te houden als primair de oorzaak wordt aangepakt. Dit gaat soms gemakkelijker dan je denkt. Medewerkers kunnen goed aangeven welke machine of stoffen ze nauwelijks meer gebruiken en dus uit het werkproces gehaald kunnen worden. Zij hebben vaak ook ideeën om risico’s te beperken, bijvoorbeeld over hoe een kleine aanpassing in de manier van werken de werkdruk kan verminderen.
 
Borging
 
6. Hoe breed communiceer je de uitkomsten?                                                        
Iedereen in de organisatie heeft te maken met veilig en gezond werken, maar je kunt wel kijken naar wie welke informatie nodig heeft. Het management, de OR en de bedrijfsarts moeten op de hoogte zijn van het hele beleid. Als lijnmanagers en medewerkers de RI&E van hun afdeling krijgen, weten zij meteen welke risico’s zijn geïnventariseerd. Communiceer naar hen goed en op tijd wanneer en hoe de maatregelen binnen hun afdeling plaatsvinden. Maak daarbij duidelijk wat de organisatie gaat doen en hoe zij zelf kunnen bijdragen aan verbeteringen.
 
7. Hoe hou je het plan van aanpak levend?
Hoe zorg je ervoor dat het plan van aanpak ook na het opstellen op het netvlies van iedereen blijft staan? Dat kun je doen door de voortgang van de uitvoering bij te houden en erop te letten dat iedereen zijn afspraken nakomt. Bespreek ook wat goed gaat en waar bijstelling nodig is. Dat laatste kan nodig zijn door nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen, veranderende bedrijfsprocessen en nieuwe functies en taken. Deze dynamiek rond en in het werk maakt het regelmatig actualiseren van een RI&E noodzakelijk.
 
De RI&E vergt aandacht voor technische en organisatorische aspecten, maar in de borging van maatregelen en het nastreven van preventie speelt gedrag een grote rol. Blijvend bewust maken is cruciaal. Managers en de OR kunnen het grote belang ervan verder onderstrepen. Veiligheid en gezondheid zouden standaard thema’s moeten zijn in de introductie van nieuwe medewerkers en in afdelingsoverleggen. Een bedrijfsarts, leerling of tijdelijke medewerker ziet vaak weer andere dingen. Gebruik daarom ook hen als informatiebron. De bedrijfsarts kan bijvoorbeeld zien of individuele werkgerelateerde oorzaken ook daadwerkelijk in de RI&E zijn onderkend. En zorg dat medewerkers weten hoe en waar zij initiatieven, arbeidsrisico’s en maatregelen kunnen aandragen door je eigen rol als preventiemedewerker te profileren.
 
In het artikel ‘RI&E iedereen betrokken' laat een school zien dat gezond en veilig werken ieders verantwoordelijkheid is. Zij hebben leerlingen, docenten en ouders betrokken bij het plan van aanpak.
 
Tot slot                                                                                                                                                      
Uit deze bijdrage blijkt dat een RI&E eigenlijk nooit af is en om een speciale rol en kunde van de preventiemedewerker vraagt. De RI&E is een instrument dat alle lagen raakt. Dat is ook het interessante en uitdagende eraan. Zoals gezegd is gezondheid en veiligheid niet zo zeer een technische aangelegenheid, maar zijn deze vooral afhankelijk van ieders gedrag in een organisatie. Daarom is het belangrijk om medewerkers en management te betrekken bij het bedenken van oplossingen. Gedragsverandering lukt alleen als iedereen zelf het nut ervan inziet en ervaart.
 

[i] Inspectie SZW 2013; Arbozorg in Nederland
[ii] TNO 2012; Waarom werkgevers bewezen effectieve maatregelen wel of niet nemen, Resultaten van een kwantitatief onderzoek

 

Lees meer op overzichtspagina RI&E