Doorverwijzen naar vertrouwenspersoon of mediator?

Wanneer je als preventiemedewerker te maken krijgt met een melding van ongewenste omgangsvormen, verwijs je dan door naar een vertrouwenspersoon of naar een mediator? Wat zijn de verschillen in hun aanpak en bij welk probleem kies je welke oplossing? Een duidelijk overzicht met casus.

Als preventiemedewerker krijgt je soms te maken met meldingen van ongewenst gedrag of ongewenste omgangsvormen. Het gaat daarbij om meldingen van seksuele intimidatie, agressie en geweld (verbaal of fysiek), pesten en discriminatie. Het is dan raadzaam om de medewerker door te verwijzen naar een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (VPOO). Deze is, net als de preventiemedewerker, onderdeel van de Arbowet, welke regelt dat de werkgever zorg moet dragen voor een veilige werkplek (het voorkomen dan wel beperking van de psychosociale arbeidsbelasting). De VPOO is er voor de melder.

Een voorbeeldcasus
Een medewerker komt bij de preventiemedewerker met de melding onheus bejegend te zijn toen zij aan het kopiëren was bij een apparaat dat bij de ingang van de douches stond. De aangeklaagde was schaars gekleed uit de douche gekomen en had – volgens de melder – toespelingen gemaakt. De preventiemedewerker kan kijken naar arbeidsomstandigheden en naar bouwkundige oplossingen. Het is raadzaam om door te verwijzen naar de VPOO. Die vangt in eerste instantie de melder op en gaat met haar in gesprek. Hij luistert, vat samen en vraagt wat melder raakt en wat zij voor oplossing ziet. Zij wil excuses voor de gedane uitspraken en in gesprek met de aangeklaagde in aanwezigheid van de VPOO.

De VPOO maakt – na toestemming van melder – een afspraak. In dat gesprek is de VPOO toehoorder en staat als steun naast de melder. De melder geeft aan waarom de opmerkingen in combinatie met het schaars gekleed zijn, haar raakte. Het deed haar terugdenken aan een vervelend incident uit haar verleden bij een zwembad. De aangeklaagde geeft in dat gesprek aan de opmerkingen niet seksistisch te hebben bedoeld, dankt haar voor haar openheid en maakt zijn excuses.

De VPOO stelt voor om met de preventiemedewerker te kijken naar bouwkundige oplossingen voor de in- en uitgang van de douches en de plaats van het kopieerapparaat. Na dit gesprek gaat de VPOO bij melder na of die tevreden is met de uitkomst, wat zij bevestigt. Door dit gesprek is verdere escalatie en eventueel verzuim voorkomen en gezorgd voor een veilige werkplek.

Wanneer de preventiemedewerker dit zelf had opgepakt, was alleen gekeken naar de bouwkundige aspecten. Wanneer die had doorverwezen naar een mediator, was de klacht geformaliseerd, de zaak onnodig beladen, en was het maar de vraag of partijen tot deze oplossing waren gekomen. Een mediationtraject is ook vaak duurder. Bovendien kan de mediator na afloop alleen vragen naar hoe men de mediation vond, in plaats van hoe men de overeengekomen oplossing ervaart.

Rol van de VPOO
Een VPOO vangt de melder op, begeleidt die, informeert en adviseert de melder om te komen tot een oplossing. Hij doet niet aan waarheidsvinding en komt alleen in actie in overleg met – en na toestemming van – de melder. Een VPOO geeft in een organisatie ook voorlichting en uitleg over ongewenste omgangsvormen. Dit kan in een gezamenlijke bijeenkomst met de preventiemedewerker, die dan de overige Arbo-aspecten aan de orde stelt. Hierin kunnen beiden dan hun specifieke rol, taken en verantwoordelijkheden aangeven. Tenslotte maakt een VPOO voor de organisatie een jaarverslag, waarin hij (geanonimiseerd en niet herleidbaar) trends en signalen beschrijft. Veelal wordt dit verslag besproken met de werkgever en medezeggenschap, waarbij het is aan te bevelen dit ook te bespreken met HR en de preventiemedewerker.

Wanneer naar de mediator
In bovenstaand voorbeeld en soortgelijke gevallen is het niet raadzaam dat de preventiemedewerker meteen doorverwijst naar een mediator. Een mediator wordt ingeschakeld wanneer twee partijen een geschil hebben. Hij staat niet naast de melder, maar is onafhankelijk en laat partijen zelf tot een oplossing komen. Hij adviseert niet en zorgt voor een balans in de gesprekken. Deelnemers aan een mediation komen zelf tot een oplossing, die de mediator vastlegt in een mediationovereenkomst. De VPOO kent net als de mediator geheimhouding. Alleen kan een gesprek met de vertrouwenspersoon in eerste instantie nog informeel, een gesprek met de mediator niet. Het informele kan de-escalerend werken. Wanneer een mediator wordt ingeschakeld is het conflict al geëscaleerd en geformaliseerd. Ook bemiddelt een VPOO niet, dat is specifiek de taak van een mediator.

Ongewensten omgangsvorm of conflict?
De preventiemedewerker dient dus de verschillende rollen van VPOO en mediator in ogenschouw te nemen, zodat hij goed kan doorverwijzen: in eerste instantie voor ongewenste omgangsvormen naar de VPOO en bij conflicten naar de mediator.

Meer informatie
Meer informatie over mediation is te vinden op www.mediatorsfederatienederland.nl. Informatie over de vertrouwenspersoon vindt u op www.lvvv.nl