Leidt LEAN tot psychische problematiek?

Duurzame inzetbaarheid
Achtergrondartikel

In Nederland is werken conform de LEAN-principes is sommige branches niet meer weg te denken. Er is steeds meer focus op efficiënt werken en aandacht voor het leveren van toegevoegde waarde. Echter ook nemen de psychische klachten in Nederland toe. Uiteraard worden niet alle psychische klachten veroorzaakt door LEAN. Is er een link te leggen tussen beide ontwikkelingen?

Uit de arbobalans van TNO 2018 blijkt dat inmiddels bijna één op de zes werknemers in Nederland burn-outklachten (16%) heeft en deze stijging hangt onder andere samen met dalende autonomie en stijgende taakeisen. Meer mensen geven aan minder autonomie in het werk te ervaren (2007: 38% en in 2017 45%). Ook geven meer mensen aan hoge(re) taakeisen te hebben (2007 35% en 2017 40%). Dit zou zomaar met elkaar verband kunnen houden.

Bore-out

Terecht is er veel aandacht voor burn-out. Echter het omgekeerde komt ook steeds meer voor: dat medewerkers spanningsklachten ontwikkelen als gevolg van onderbelasting. Zij zitten zich bijna letterlijk ziek te vervelen en presteren onder hun kunnen. Simpel gezegd heeft een bore-out vooral te maken met werken onder je niveau, met te weinig uitdaging in het werk, je werk niet zelf kunnen regelen, werk op de automatische piloot en soms ook te weinig werk. Vooral medewerkers die gewend zijn om juist in hoog tempo en zelfstandig te werken (en te kunnen beslissen), zijn er gevoelig voor. Valt bij hen deze druk weg, dan kan dat stress geven. Dan raken zij vermoeid, voelen zich minder betrokken voelen en gaan uitstelgedrag vertonen.

Meer en complexere taken

De symptomen lijken deels op die van een burn-out, maar een bore-out is van een totaal andere orde. Op de website van Arbo Unie is kort het verschil uitgelegd: “Bij een burn-out is sprake van een situatie waarbij er veel tegelijk speelt; een bore-out is vooral een onprettige situatie die meestal niet snel tot uitval leidt en die betrekkelijk eenvoudig is op te heffen – door de medewerkers in kwestie er zinvolle, complexe taken bij te geven waar ze hun tanden in kunnen zetten. Ook door de autonomie te vergroten. Zodat ze weer meer uit zichzelf halen en je als werkgever hun potentieel veel beter benut. Bijvoorbeeld als de werkdruk hoog is, ligt het risico van een bore-out soms op de loer. Een veelvoorkomende reactie van leidinggevenden is vaak om taken bij medewerkers met stressklachten weg te halen. Maar het is de vraag of dit de oplossing is en of men daar uiteindelijke gelukkiger van wordt. Mensen hebben er soms jaren over gedaan om al hun taken naar zich toe te trekken. Er zijn onderzoeken die aantonen dat bij stress de zwaarte van het werkpakket ook helemaal niet de belangrijkste oorzaak van spanningsklachten is. Mensen krijgen vooral stress van een gebrek aan regelmogelijkheden, een gebrek aan autonomie en van het gevoel dat ze te weinig steun krijgen van hun leidinggevende en collega’s, of van thuis. Kijk daarom eerst naar die factoren voordat je de toevoer van werk dichtdraait".

LEAN

Maar wat is nu de link met LEAN. LEAN is gebaseerd op vijf principes:

  1. Waarde
  2. Waardestroom
  3. Flow
  4. Pull
  5. Perfectie

Voor een complete uitleg over LEAN, zie bijvoorbeeld: bureautromp.nl/5-principes-lean. Twee principes zijn vooral relevant:

Waarde – Stel de klant centraal

Ieder bedrijf bestaat bij de gratie van haar klanten. De vraag die elk bedrijf zich daarom continu zou moeten stellen is: Op welke manier wordt er zo veel mogelijk waarde voor de klant gecreëerd? Waarde is een proces of dienst (of delen daarvan) waar de klant voor wil betalen of op wil wachten. Daarvoor moeten we eerst weten wie de klant is (dit kunnen ook interne afdelingen of collega’s zijn) en waar deze klant waarde aan afleidt. Dit klinkt logisch, maar hoe vaak worden er dingen gedaan ‘omdat ze altijd al zo gingen’, ‘omdat de baas het wil’ of ‘omdat we denken dat de klant dit wil’? Door kritisch naar deze zaken te kijken kan winst behaald worden. Is het zinvol? Heeft het meerwaarde? Is het nuttig? Of doen we het omdat het altijd al zo gaat.

Waardestroom – Bepaal waar waarde wordt gecreëerd

Nadat gespecificeerd is waar de klant waarde aan afleidt, is het belangrijk te onderscheiden welke activiteiten binnen het bedrijf waarde toevoegen voor de klant en welke niet. Deze laatste categorie worden binnen LEAN verspillingen genoemd. Een handige tool om dit inzichtelijk te maken is de waardestroom, waarin alle processtappen van de trigger van de klant tot aan de levering van een dienst of product gedetailleerd in kaart gebracht worden. Vervolgens wordt voor elke activiteit bepaald of het wel (Customer Value Added) of geen waarde toevoegt voor de klant.

De activiteiten waar de klant zelf geen waarde aan hecht onderscheidt LEAN in twee groepen:

  • Business Value Added: Activiteiten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden. Deze moet je zoveel mogelijk minimaliseren.
  • Non Value Added: ‘Waardeloze’ activiteiten. Deze moet je elimineren.

Voorbeeld:  Met een klant presentatie voeg je waarde toe voor de klant. Het volgen van een compliance training om te voldoen aan wet- en regelgeving is waarde voor het bedrijf. Echter het onnodig ge-cc’d worden in e-mails van collega’s hebben zowel klant als bedrijf niets aan!

Bron: bureautromp.nl/5-principes-lean.

Mogelijke consequenties van werken volgens LEAN

Werken volgens de LEAN principes heeft vele voordelen: efficiënter werk (alleen de zaken die waarde toevoegen), betere werkprocessen, minder verspilling en minder voorraad, etc. Dit levert de organisatie veel op en ook kan het voor de individuele medewerker veel opleveren. Immers wie wordt niet gelukkig van een efficiënte werkdag en toegevoegde waarde leveren in plaats van zaken dubbel doen of ogenschijnlijk overbodige handelingen verrichten. Ook de verandering van de oude organisatie (met oude werkprocessen) naar een organisatie die werkt conform de LEAN-principes kan een uitdaging op zich zijn. Dit kan voor veel medewerkers een interessante en inspirerende tijd zijn.

Kanttekening is dat werken conform LEAN vaak betekent dat het werk veel meer standaard wordt. Veel (onnodige) handelingen worden eruit gehaald en hierdoor kan een gevoel van eentonigheid ontstaan:  veelvuldig hetzelfde werk doen. Waarbij het niet mogelijk (en wenselijk) is om hiervan af te wijken. Dit heeft dus direct invloed op de ervaren regelruimte en autonomie bij medewerkers. Er zijn inmiddels organisaties waarbij medewerkers ’s morgens inloggen en dan hun werkpakket gepresenteerd krijgen. Alles is voor je gepland en men heeft dus geen invloed meer op inhoud en de volgorde van het werk (misschien vindt de collega de ene taak veel leuker). En als er dan iets anders tussenkomt of een storing, dan krijgt de medewerker het werk niet af of hoopt het zich op, hetgeen dan tot stress kan leiden.

Teveel standaardisatie kan dus leiden tot een bepaalde mate van eentonigheid. Vaak hetzelfde werk doen, dezelfde type overleggen volgen, etc. kan ook resulteren in te weinig uitdaging in het werk. In extremis kan dit dan uitmonden in een bore-out. Zeker als medewerkers in het verleden veel meer uitdaging, zelfstandigheid en afwisseling hadden.

Om terug te komen op de titel: Leidt LEAN tot psychische klachten? Nee, maar het kan in extremis wel leiden tot een zekere mate van verveling welke vervolgens weer kan leiden tot een bore-out. Je zal dus samen met medewerkers moeten kijken hoe zij toch zoveel mogelijk autonomie, regelmogelijkheden en uitdaging in het werk kunnen hebben (en houden) zonder afbreuk te doen aan de LEAN-principes.

Bronnen

Arbounie.nl

Bureautromp.nl/5-principes-lean

Lees meer op overzichtspagina Preventie