Nieuwe routines voor (thuis)werken in crisistijd

Psychosociale arbeidsbelasting
Achtergrondartikel

Voor de meeste mensen is het (thuis)werken drastisch veranderd. Sommigen werken twee keer zo hard, terwijl anderen uitdaging en structuur missen. Echter, voor iedereen geldt: er zijn vertrouwde routines weggevallen en nieuwe zorgen bijgekomen. Dat kost extra energie en is van invloed op je werkplezier en werk- privébalans. Wat kun jij doen om jezelf beter af te stellen op ‘het nieuwe normaal’? Waar heb je bijvoorbeeld wel of geen invloed op, hoe bouw je voldoende herstel in en wat zijn praktische dagroutines?

Leeswijzer: Weinig tijd? Begin bij de tips in punt 3. Weten waarom deze tips? Begin hier:

Een nieuwe situatie vraagt om een nieuwe werkwijze

Het is half tien ’s ochtends als je begint aan je werk. Je hebt vandaag geen deadlines, dus je besluit iets later te beginnen. Je scrolt een beetje door je mail, klikt een paar keer door in een nieuwsbrief en verwijdert nog even wat doorgestuurde corona filmpjes. Net als je besluit dat iets meer focus handig is, komt je dochter binnen met een vraag over haar huiswerk. Nadat je je dochter geholpen hebt, voel je de druk om de verloren tijd in te halen. Net als je de smaak te pakken krijgt piept de wasmachine dat de was klaar is. 

1. Waar zet je op in? 

Duurzame inzetbaarheid hangt onder andere af van een goede balans tussen taakeisen en hulpbronnen. Taakeisen bieden ons uitdaging maar kunnen ook stress geven en kosten ons energie. Denk aan werkdruk, veranderingen of emotionele belasting. Hulpbronnen helpen ons om de stressoren beter aan te kunnen en geven juist energie. Denk aan autonomie, sociale steun, feedback, afwisseling of zelfontplooiing. Neemt de werkdruk toe? Dan kunnen we alsnog bevlogen blijven, mits er voldoende hulpbronnen tegenover staan. We zien dat in crisistijd terug in (zorg)teams waar weliswaar de druk toeneemt, maar tegelijkertijd ook de sociale steun en autonomie. Als die hoog zijn is het een stuk makkelijker te dealen met hoge taakeisen. Je kunt immers zelf bepalen hoe je de drukte gaat aanpakken en als het even misgaat heb je steun uit je omgeving. Neemt de druk echter toe terwijl er bijvoorbeeld onvoldoende beschermingsmiddelen zijn en onduidelijke processen, dan wordt het werk ineens belastend. 

Schreeuwende buurkinderen

Vaak ervaren mensen dat ze ‘overgeleverd’ zijn aan de situatie. Door te kijken waar je invloed op kunt uitoefenen, verhoog je de autonomie en verlaag je de stress. Persoonlijk voorbeeld: Je hebt een drukke dag en probeert een artikel af te krijgen. Je wordt steeds uit je concentratie gehaald door zes(!) krijsende buurkinderen. Naarmate de deadline nadert begin je de buurkinderen steeds meer de schuld te geven van jouw probleem. Je ervaren druk neemt toe, zonder dat je invloed ervaart om het tij te keren. Dit is een belangrijke oorzaak van stress. Je kunt hier je eigen voorbeeld invullen: Een partner die komt vragen wat we vanavond eens zullen eten, constante telefoontjes van cliënten of (een aantal weken terug): de luid bellende collega in de kantoortuin. Je kunt kijken hoe je de stressor omlaag krijgt (het gesprek met de buren viel uiteindelijk reuze mee), maar dat lukt niet altijd. 

De stressor hoeft (en kan) niet altijd omlaag

Belangrijk gegeven is dat je invloed kunt uitoefenen op jouw situatie door stressoren te verminderen óf juist energiebronnen te verhogen. Teams ervaren meer druk dan nodig doordat zij vooral focussen op stressoren als veranderingen, bureaucratie of personeelstekort. Helaas heb je daar vaak weinig invloed op. Dat geeft het gevoel overgeleverd te zijn aan de situatie waardoor de neiging ontstaat te gaan klagen. Je kunt echter ook kijken welke hulpbronnen je kunt verhogen, waardoor het makkelijker wordt om te gaan met de stressoren. Dat geeft mensen weer grip en het verhoogt hun weerbaarheid (voor de coronacrisis zaten de buurkinderen niet op mijn radar omdat ik meer dan genoeg ‘energiebronnen’ buiten de deur had). 

Breng je eigen situatie in kaart

We zien nu allerlei nieuwe stressoren: leren werken met digitale communicatietools, thuiswerken, lesgeven aan je kinderen, werkdruk, corona-info-overload, zorgen over besmetting, financiën en de toekomst. Voor sommigen valt juist ook een deel van de taakeisen weg. Denk aan werkzaamheden die uitvallen of deadlines die opgeschoven worden. Dat kan rust geven, maar juist ook een gebrek aan structuur en voldoening. Aan de andere kant vallen energiebronnen weg (contact met collega’s, vrijwilligerswerk of je sportles) of komen er energiebronnen bij (meer rust en ruimte om eigen dag in te delen). Maak voor jezelf eens een lijstje en bepaal voor jezelf of het goed in balans is. Zo niet: bepaal dan welke factoren jij kunt en wilt beïnvloeden. 

Samengevat: Je moet dus in balans brengen wat energie kost en geeft. Lukt dit niet dan bouw je herstelschuld op, waarover nu meer. 

2. Herstelschuld inlossen

Je kunt prima geld lenen bij een bank, maar je zult het ooit terug moeten betalen. Zo werkt het ook met je energie. Je kunt prima een tijdje meer energie uitgeven dan normaal. Bijvoorbeeld tijdens een crisis. Maar je zult het ooit terug moeten betalen. Doe je dat niet dan begin je iedere week steeds met een legere batterij. Je bouwt dan herstelschuld op. De uiterste vorm daarvan is een burn-out. Je ziet het ook wanneer mensen op vakantie gaan en juist dan ineens ziek worden. Je hebt dan te lang gewacht en je lichaam lost zelf de schade in. 

In crisistijd bouw je makkelijk herstelschuld op. Logisch natuurlijk want er moeten eerst brandjes geblust worden. Helaas is de huidige crisis geen sprintje maar een marathon. Hoe groter je herstelschuld, hoe ineffectiever je wordt. Zo maak je meer fouten, krijg je een korter lontje, slaap je slechter, wordt het lastiger je tot iets te zetten en kun je slechter hoofd- van bijzaken onderscheiden. Voor veel mensen is herstellen een ondergeschoven kindje: eerst de lasten en dan de lusten. Als er tijd overblijft doen we iets leuks, maar niet te lang anders voelen we ons schuldig. Maar weet: herstelschuld inlossen is geen luxe, maar een must!

Afleiding versus flow

Soms zijn mensen zo moe als ze herstelschuld inlossen, dat ze alleen nog kunnen Netflixen of tv-kijken. Dat zorgt met name voor afleiding, maar geeft weinig energie. Dit is vergelijkbaar met werkdagen die je moe begint. We vervallen dan makkelijk in het passief scannen van mailtjes en nieuwsbrieven. De tijd vliegt voorbij, maar aan het einde van de dag vraag je jezelf af wat je nu eigenlijk gedaan hebt. Veel fijner is het wanneer we geconcentreerd aan de slag zijn met een leuke en uitdagende taak, waarbij we het gevoel hebben er steeds beter in te worden. We praten dan over ‘flow’. Ook in je vrije tijd heeft flow de voorkeur boven afleiding omdat het meer energie en voldoening geeft. Denk aan het beoefenen van een instrument, het opknappen van de tuin, schilderen of een bordspel met je kinderen. Maak hier echter ruimte voor in je agenda, want anders schiet het erbij in en verval je weer in passieve afleiding. Ik geef je nu enkele tips, die je onder andere helpen bij het managen van je energieniveau en werk- privébalans. 

3. Praktische handvatten voor jouw werkdag

Het is dus belangrijk om grip te krijgen op stressoren en energiebronnen én voldoende tijd in te plannen om herstelschuld in te lossen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het vraagt ons om focus aan te brengen, onze energie te ‘managen’ en de balans tussen werk en privé te bewaken. Om dit te vergemakkelijken volgen er nu per dagdeel een aantal praktische tips. Het doel is niet om deze allemaal toe te passen, want gedragsverandering is moeilijk. Kies er daarom één of twee uit die het beste bij je passen en pas deze dagelijks toe zodat er een nieuwe routine inslijt. 

Tips start (werk)dag:

  • Gebruik een wekkerradio i.p.v. je telefoon zodat je opstaat met een ontspannen muziekje in plaats van email en push-berichten

  • Sta dagelijks op dezelfde tijd op. Je biologische klok kalibreert met name op het ochtendlicht. Als dat verstoord is, wordt het heel lastig een goede energiebalans te krijgen gedurende de dag.

  • Begin en eindig je werkdag op vaste tijden. Het kost dan minder moeite om te starten. Een duidelijke overgang helpt daarbij. Voorheen had je een fiets- of autoritje naar je werk. Nu kun je bijvoorbeeld een wandeling maken door je wijk. 

  • Begin je dag met je belangrijkste (en duidelijk omschreven) taak van 45 minuten en open daarna pas je e-mail. 

  • Zet een kan water op je bureau en drink die gedurende de dag leeg. Je wordt dan vanzelf gedwongen om af en toe korte pauzes te houden, waardoor je helder kunt blijven denken.

  • Leg een blocnote op je bureau voor losse ‘parkeertaken’. Werk losse taakjes als e-mail af in een afgebakend blok, zodat ze je niet steeds afleiden. Plan dit soort blokken het liefst voor duidelijke deadlines (als een vergadering) zodat je geen tijd hebt om in details te verzanden.

Tips gedurende werkdag:

  • Beperk zoveel mogelijk prikkels als (web-)Whatsapp, nieuwsapp, telefoon, mail, rommelig bureau en openstaande taken (klik in Word eens op ‘focus’, rechtsonder in je scherm).

  • Neem pauzes waarin je écht loskomt van je werk. Dus liever een rondje lopen door je wijk dan een nieuwsbrief lezen op je computer. Zeker niet lunchen achter je laptop.

  • Let op je energie: wissel concentratietaken af met routinetaken, ontspanning en beweging. Kondig bij je omgeving aan wanneer je in je ‘focus bubbel’ gaat en even niet gestoord wil worden. Maak bijvoorbeeld afspraken met je collega’s (of partner) wanneer jij onbereikbaar mag zijn.

  • Loopt het niet lekker? Bel eens even met een collega of vriend(in) en zeg het hardop. Dat haalt de druk eraf, geeft nieuwe inzichten en zorgt voor verbondenheid. 

  • Houd duidelijke blokken aan voor werktijd en privétijd. Als dat door elkaar loopt, wordt het steeds lastiger om geconcentreerd te werken, maar ook om écht te ontspannen.

Tips afsluiting werkdag:

  • Zorg ook weer voor een duidelijke afsluiting van je dag. Bijvoorbeeld door even te bellen met een collega om te bespreken hoe het gaat en wat belangrijk is voor morgen.

  • Plak een post-it op je toetsenbord met de twee belangrijkste taken voor morgen. Omschrijf concreet wat je daarvoor moet doen en zorg dat dit in 45 minuten mogelijk is. Dit voorkomt dat je start met je mailbox en direct overspoeld wordt met losse taakjes (die vaak urgent zijn maar niet perse belangrijk). Extra voordeel: met een duidelijk plan weet je beter wanneer je ‘nee’ moet zeggen tegen afleiding of ad hoc verzoeken. 

  • Heb je morgen een drukke dag? Maak dan juist ruimte vrij om na de lunch te wandelen in plaats van te eten achter je laptop. Zo kun je even loskomen en daarna effectief hoofd- van bijzaken onderscheiden.

  • Sluit je pc daadwerkelijk af en ruim je bureau op zodat je de volgende dag niet hoeft te starten met allerlei half afgemaakte taken. 

  • Bedenk op welke manier jij goed los kunt komen van het werk. Waarschijnlijk niet door coronanieuws te kijken op je laptop maar misschien wel door even in de tuin te werken of het huis uit te gaan.

  • Stop op een vaste tijd zodat je voldoende tijd overhoudt voor je gezin, huishouden en ontspanning. Geef jezelf anderhalf uur de tijd om ’s avonds tot rust te komen voor je naar bed gaat. Dus geen coronanieuws, heftig denkwerk of schermen.

Zoekwoorden: 
werk-privé balans
thuiswerken
PSA
Lees meer op overzichtspagina Preventie