RI&E: een doel of een middel en wie is de eigenaar?
Bij de uitvoering van de RI&E maakt een bedrijf fundamentele keuzes, vaak in de top van de organisatie. Is het een doel of een middel? En van wie is de RI&E? Van de preventiemedewerker of van leiding en medewerkers?
Bij de meeste bedrijven is wel bekend dat de werkgever een RI&E moet uitvoeren om te voldoen aan de zorgplicht van de werkgever (Burgerlijk wetboek) en aan de Arbowetgeving en ook dat de preventiemedewerker daarbij dient te ondersteunen. Vraag is wel hoe hij daar uitvoering aan geeft. Het antwoord op deze vraag wordt bepaald door keuzes die doorgaans in de top van de organisatie worden gemaakt. Hierbij gaat het om twee fundamentele keuzes, met daartussen allerlei varianten:
- de RI&E als doel of middel
- de RI&E is van de preventiemedewerker of van leiding en medewerkers (eigenaarschap).
Bij elke keuze gaan we gaan we kort in op de twee uitersten en de daarmee samenhangende consequenties, met name die voor de preventiemedewerker.
Doel of middel?
Een essentiële vraag is of de RI&E een doel of een middel is. De RI&E als doel wordt vaak gezien als een wettelijke verplichting die nu eenmaal moet worden nagekomen en die wordt uitgevoerd om eventuele boetes te voorkomen. Dit betekent dat de RI&E tegen minimale (financiële en tijds) inspanning moet worden uitgevoerd. De uitvoering mag , voor zowel de preventiemedewerker als voor de leiding en medewerkers, niet teveel tijd in beslag nemen. Het gaat hier immers om niet-productieve uren. Soms is het voordeliger om de uitvoering van de RI&E dan maar uit te besteden aan een externe partij. Bij de uitvoering van de RI&E door een extern bureau zie je grote verschillen. Goedkoop kan betekenen dat veel standaardtekst gebruikt wordt. Als we een beeld hebben van enkele vestigingen, dan hebben we een voldoende beeld van alle vestigingen.
RI&E als middel
De RI&E als middel betekent dat de RI&E een instrument is dat kansen biedt voor veiligheid en gezondheid van de medewerkers. Het is een middel dat bijdraagt aan het voorkomen van ongevallen en ziekteverzuim. De uitvoering van de RI&E verloopt heel anders en is veel meer oplossingsgericht. Het Plan van aanpak is sterk gericht op passende maatregelen die uitvoerbaar en acceptabel zijn. Om aan de wet te voldoen is de RI&E een eerste stap, echter de organisatie zal ook aan de slag moeten met het Plan van aanpak. De inspectie zal, indien een RI&E aanwezig is, altijd vragen naar de voortgang van het Plan van Aanpak. Dus alleen het uitvoeren van een RI&E is onvoldoende.
Betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden is bij het uitvoeren van het Plan van aanpak essentieel. Bijkomende effecten zijn motivatie en behoud van werknemers. Uitvoering van de RI&E als middel vergt doorgaans meer tijd en energie van alle belanghebbenden, bijvoorbeeld om vragen te beantwoorden en met elkaar in gesprek te gaan over risico’s en aanpak.
In de praktijk
Uit een eigentijdse intentieverklaring blijkt doorgaans dat de werkgever alles in het werk stelt om arbeidsrisico’s, -verzuim en -ongevallen zoveel mogelijk te voorkomen. De RI&E is daarbij een belangrijk instrument. In de praktijk zien we toch vaak dat slechts beperkte tijd en aandacht uitgaat naar de uitvoering van de RI&E. Maatregelen die extra inspanning vergen worden al snel te belastend gevonden voor de bedrijfsvoering en daardoor uitgesteld.
Wordt deze keuze doel – middel bepaald door de werkgever en/of het management of heeft de preventiemedewerker een dermate stevige positie dat hij daar een meer dan adviserende stem in heeft. De keuze wordt dus niet alleen bepaald door de intentie en motivatie van de werkgever, voor zover deze zich hierover uitgesproken heeft. Achterliggende belangen en prioriteiten, waaronder efficiency, zijn sterk bepalend. Immers, de RI&E als middel is doorgaans kwalitatief beter en daarmee vaak duurder dan wanneer het een doel is.
De arbowet (art. 13.7a) schrijft voor dat de preventiemedewerker medewerking moet verlenen aan het verrichten en opstellen van een RI&E. Voor een preventiemedewerker die het werk ‘erbij moet doen’ is dat gunstig. Hij kan bij het zelf uitvoeren efficiënt gebruik maken van methodes; bij uitbesteding heeft hij een meer coördinerende rol.
Eigenaarschap
De tweede keuze gaat over eigenaarschap. Ook hier kun je denken in twee uitersten: Is de preventiemedewerker ‘eigenaar’ van de RI&E of ligt het eigenaarschap in de lijn, bij de leidinggevenden en werknemers. Eigenaarschap heeft alles te maken met leiderschap en met verantwoordelijkheid nemen.
In organisaties waar de preventiemedewerker de eigenaar is wordt de RI&E in belangrijke mate door hem zelf, of onder zijn verantwoordelijkheid door een externe deskundige, uitgevoerd. De preventiemedewerker is verantwoordelijk en is de deskundige bij uitstek om uitvoering te geven aan de RI&E. Bovendien pretendeert hij een goed beeld te hebben van de praktijk op de werkvloer. Leidinggevenden en medewerkers worden dan in beperkte mate betrokken bij de uitvoering. Voordelen van deze vorm van eigenaarschap zijn een efficiënte en deskundige uitvoering van de RI&E. Van de preventiemedewerker wordt dan verwacht dat deze de organisatie goed kent en goed op de hoogte is van knelpunten en de beleving van medewerkers en leidinggevenden met betrekking tot veilig en gezond werken.
Is de RI&E van de lijnorganisatie, dan ligt het eigenaarschap bij leidinggevenden en medewerkers. Zij hebben daarin een uitvoerende taak. De preventiemedewerker is dan de deskundige die het proces coördineert, adviseert en ondersteunt. Leidinggevenden en medewerkers voelen zich meer verantwoordelijk voor de uitvoering van de RI&E en van de te nemen maatregelen. Het gaat immers om hun werkplek en hun risico’s en is daarom hún RI&E.
De leidinggevende speelt daarbij een belangrijke rol. De RI&E geeft hem een extra taak met bijbehorende verantwoordelijkheid. Deze taak conflicteert in de praktijk nogal eens met andere taken en prioriteiten. Als een leidinggevende in de eerste plaats verantwoording moet afleggen over output, resultaten en daarmee samenhangende KPI’s. Dit werkt door in het stellen van prioriteiten, waarbij de RI&E wat lager op het lijstje voorkomt. Prioriteiten worden bepaald door de doelen die de organisatie stelt en hangt nauw samen met de eerste keuze. Is vellig en gezond werken een van de organisatiedoelen, dan ligt het voor de hand om de RI&E een hogere prioriteit te geven.
Een positief neveneffect van de verantwoordelijkheid in de lijn leggen is het zogenaamde Hawthorne effect. Dit is het (meestal gunstige) effect van een onderzoek, zoals de RI&E, op een persoon dat uitsluitend te wijten is aan het feit dat hij/zij actief hieraan deelnemen. Leidinggevenden en medewerkers die zelf uitvoering geven aan de RI&E en daar dus ook aan onderwerpen zijn, zullen vaak beter hun best gaan doen om zo veilig en gezond mogelijk te werken. Zij kunnen (onbewust) hun gedrag veranderen of verbeteren.
Voorwaarde is wel dat medewerkers en leidinggevende voldoende tijd en ondersteuning van de preventiemedewerker krijgen om daadwerkelijk een kwalitatief goede RI&E uit te voeren. Ook dit hangt samen met het stellen van prioriteiten.
Als preventiemedewerker zul je leiding en medewerkers ondersteunen bij de uitvoering van de RI&E. dit kan aanbodgericht, maar ook vraaggericht. Je kunt precies voorschrijven hoe een RI&E moet worden uitgevoerd, maar je kunt ook meer op afstand een ondersteunende rol spelen. De stijl die je hanteert wordt bepaald door je persoonlijkheid, maar ook door de motivatie en kennis van leidinggevenden en medewerkers. Wat hebben zij nodig om op een betrouwbare manier uitvoering te geven aan de RI&E? Het kan dus zijn dat je leidinggevenden en medewerkers moet leren hoe een RI&E uit te voeren. Naast inhoudelijke deskundigheid beschik je als preventiemedewerker dus bij voorkeur ook over, educatieve, communicatieve, inlevende en stimulerende kwaliteiten.
Praktijkvoorbeeld: Dienst Justitiële Inrichtingen
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft centraal een methode ontwikkeld voor de uitvoering van de RI&E, de zogenaamde RIEporter. De RlEporter is een integraal systeem waarin alle partijen die betrokken zijn bij de totstandkoming van een RI&E samenwerken. Het uitvoeren van de RI&E verloopt in een aantal opeenvolgende stappen, ondersteund door RIEporter. De preventiemedewerker maakt voor de uitvoering een projectplan. Daarin staan afspraken over onder meer communicatie, tijdsplanning, rolverdeling en besluitvorming.
Voor een goedlopend proces is commitment en draagvlak nodig bij de directeur en ondernemingsraad. Hierover moet in de beginfase van het proces worden gecommuniceerd, samen met de preventiemedewerker. De directeur van de inrichting is eindverantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden binnen de inrichting en delegeert taken en verantwoordelijkheden (mandaat) aan leidinggevenden en andere functionarissen.
De verantwoordelijkheid van de uitvoering van de RI&E ligt daarmee uitdrukkelijk bij de afdeling en daarmee bij de leidinggevende. Hij moet minimaal drie medewerkers betrekken bij het beantwoorden van vragen en het benoemen van oplossingen en maatregelen. Hierdoor wordt optimaal gebruik gemaakt van kennis, ervaringen en suggesties van medewerkers: tegen welke onveilige of ongezonde situaties lopen zij aan en welke oplossingen vinden zij denkbaar. De leidinggevende heeft uiteraard meer taken en verantwoordelijkheden, waardoor de RI&E taak in zijn ogen niet altijd de hoogste prioriteit heeft. Daarom is commitment van leidinggevenden een belangrijke succesfactor. Voor de preventiemedewerker betekent dit dat hij een belangrijke motiverende, ondersteunende taak heeft. Het werkt niet door te zeggen dat het binnen DJI nu eenmaal zo afgesproken is om uitvoering te geven aan de RIEporter. Intrinsieke motivatie werkt nog altijd het beste.
De preventiemedewerker zou in de valkuil kunnen trappen door bij gebrek aan motivatie en tijd, zelf al wat voorwerk te doen. Zeker met voldoende kennis en ervaring komt hij redelijk ver, maar dat is dus uitdrukkelijk niet de bedoeling.
In het uitvoeringsproces speelt overleg een belangrijke rol. In het Arboteam, met daarin de directeur, vertegenwoordigers van leiding en ondernemingsraad en het preventiemedewerker bespreken de uitkomsten en voortgang van de doorlopen stappen. Bij sommige stappen, zoals het opstellen van een RI&E rapport, moet de leidinggevende van een afdeling het rapport ter beoordeling voorleggen aan het Arboteam. De leidinggevende is bij dit overleg aanwezig, geeft een toelichting en kan eventuele vragen beantwoorden. Dit maakt ook dat de uitvoering van de RI&E een serieuze zaak is en je het er niet even bijdoet.
Op afdelingsniveau moeten de resultaten van RI&E en Plan van aanpak aan de medewerkers worden teruggekoppeld. In het projectplan moet zijn aangegeven wie dat gaat doen. De leidinggevende, eventueel met ondersteuning van de preventiemedewerker.
De preventiemedewerker beheert de RI&E en heeft bij de uitvoering een motiverende coördinerende, ondersteunende rol. Per afdeling kan deze rol ietwat anders zijn. Leidinggevenden kunnen hem vragen om een meer intensieve begeleiding. Op een afdeling met meer kennis en ervaring, kan worden volstaan met minimale ondersteuning. Zo moet in het projectplan worden aangeven wie de vragen selecteert. Dit kan de preventiemedewerker zijn, maar dat hoeft niet. Naast verschil in kennis, verklaart motivatie belangrijke mate de verschillen tussen afdelingen en dus de intensiteit van de ondersteunende rol van de preventiemedewerker.
Na afloop houdt de preventiemedewerker toezicht op de uitvoering van de verbeterplannen en brengt hierover verslag uit naar de directie en het Arboteam. In RIEporter wordt hij ook wel aangeduid als coördinator. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van maatregelen ligt ook hier grotendeels bij de afdeling. De preventiemedewerker informeert het Arboteam over de voortgang van de uitvoering van maatregelen en acties. Naar mate de RI&E vaker wordt uitgevoerd, ontstaat uiteraard meer routine. Deskundige ondersteuning van de preventiemedewerker blijft noodzakelijk, al is het maar door inbreng van actuele inzichten in wet- en regelgeving, normen en grenswaarden en van moderne inzichten voor de oplossing van knelpunten en risico’s.
Conclusie
Op basis van eigen ervaring en vanuit de bedoeling van de Arbowet ligt het voor de hand om de RI&E te zien als een middel voor goede arbeidsomstandigheden en als basis voor het arbobeleid van de organisatie. Dit kost wel wat meer inspanning, maar levert ook veel op. Voor de hand liggend effecten zijn minder ziekteverzuim, minder ongevallen en minder verloop van medewerkers. Het eigenaarschap neerleggen in de lijnorganisatie brengt eveneens extra inspanning met zich mee, voorleiding en medewerkers en verlangt een andere inzet van de preventiemedewerker. Ook deze keuze heeft positieve effecten, zoals verantwoordelijkheid leggen waar deze thuishoort en niet te vergeten het effect van bewustwording van leiding en medewerkers. De preventiemedewerker heeft een ondersteunende in plaats van uitvoerende taak, een meer mensgericht naast een taakgerichte houding.
