RI&E voor sociale media

Waarom preventiemedewerkers sociale media nodig hebben

Sociale media en de preventiemedewerker gaan prima samen. Sterker nog: de preventiemedewerker kan tijdens zijn werk handig gebruik maken van alle mogelijkheden die sociale media bieden. Een handleiding om van start te gaan en verder te komen. 

Wie met arbo en veiligheid bezig is, doet ‘ernstig’ werk. Sociale media zijn volgens velen in ons vakgebied spielerei, of zelfs regelrecht tijdsverlies. Zo lopen we jammer genoeg binnen arbo een achterstand op. RI&E en sociale media in één titel is geen contradictie. De termen zijn complementair. Sociale media zullen namelijk blijven en deel worden van ons professionele leven.  

 

De preventiemedewerker en sociale media
In grote lijnen kan een preventiemedewerker op drie verschillende wijzen gebruik maken van sociale media:

  1. Interne communicatie: deze media helpen ons om intern te communiceren met medewerkers en hiërarchische lijn. Om hen te winnen en overtuigen van veiligheid.
  2. Kennisnetwerking: in vele bedrijven sta je er alleen voor als arbo- of veiligheidsprofessional. Vaak zelfs met maar een beperkt aantal uren van je werkweek. Het snel contacten kunnen leggen en advies vragen van collega’s in andere bedrijven of sectoren is dan een gigantische troef.
  3. (Gratis) Informatiewerving: alles, maar dan ook alles is zomaar terug te vinden op het web. Een beetje surfen en je vindt die grenswaarden, formule, geniale foto of sensibiliserend filmpje voor in je cafetaria. Voor een vakgebied dat het moet stellen met beperkte budgetten is dat een grote troef.

 

De gebruiksladder van sociale media
Iedere preventiemedewerker kent de veiligheidsladder van Hudson. De sociale media hebben ook een ladder. Je stapt niet aan boord om direct het grote woord te voeren. Voor je zover bent, heb je een groeiproces doorlopen.

Veel mensen hebben schrik om aan sociale media te beginnen, omdat ze met een drietal basisvragen rondlopen:

  1. Alles wat ik vertel, is open en bloot toegankelijk.
  2. Hoeveel tijd ga ik er insteken?
  3. Ik heb geen controle over wat er gezegd wordt.

Vandaar dat het goed is om te beseffen dat je dit groeiproces moet doormaken. Vergelijk het met naar de kroeg gaan. Je gaat de eerste keer een kroeg binnen en gaat aan de bar zitten. Je luistert wat en kijkt rond. De tweede avond ga je terug en je herkent bepaalde stamgasten van de dag ervoor. Soms pik je al eens in een conversatie in. Kort, beleef en correct. En de derde avond start je zelf al een conversatie. Waar anderen op inhaken.

Ditzelfde groeiproces maak je online mee. In een eerste fase lees je. Je ergert je of knikt begrijpend, maar je beperkt je tot lezen. In een tweede fase reageer je in een bestaande discussie. Met dezelfde spelregels als in de kroeg. Je ROEPT NIET, blijft beleefd, en bovenal… je reageert nooit op die straalbezopene. Als er iemand onzin zit uit te kramen, je persoonlijk aanvalt of scheldt, negeer je die. Tenslotte, in de derde fase, start je zelf discussies op. Je vraagt openlijk opinies en assistentie van de anderen in de kroeg. Je bent een stamgast geworden.

Bron: Meyns, P. en Van der Steen, M.: “Sociale media voor de preventieadviseur”, Kluwer Opleidingen, ongepubliceerde workshop, 2013

 

Reacties zijn essentieel op sociale media
Essentieel bij dit alles is te beseffen dat ‘web2.0’ van ‘web1.0’ verschilt in dit converseren. Internet was oorspronkelijk gebouwd om berichten te pushen. Als consument kreeg je vooral informatie aangeleverd. Er werd niet echt verwacht dat je reageerde.

Web2.0 verschilt hier essentieel van. Er wordt verwacht dat je reageert. Er wordt verwacht dat je een conversatie aangaat. Dat je antwoorden geeft, of vragen stelt. Vandaar ook dat het een heel goed medium is voor ons beroep.  Wij maken immers geen veiligheidsbeleid. We zijn niet verantwoordelijk voor ‘de veiligheid’. We overtuigen anderen om het te doen. We overtuigen de vloer, leidinggevende en directie om een veilig beleid te voeren. Op grote schaal converseren, in dialoog gaan en overtuigen zijn onze core taken.

 

Risicobeoordeling van sociale media
Hoe beoordelen we ons potentieel? Hoe kunnen we beoordelen waar we te kort schieten en er maatregelen bij treffen? Net zoals bij welzijn op het werk, maken we een RI&E.

  1. Risico-inventarisatie: waar kan ik in dialoog gaan met mijn doelgroep, maar doe ik dat nog niet? Identificeer je communicatie-potentieel. Bekijk dit volgens de assen ‘intern’, ‘extern’, ‘(gratis) informatie’.
  2. Risico-evaluatie: schat in of je dat wilt veranderen. Je hebt een inventarisatie van kanalen, plaatsen, mensen waar je niet mee converseert, maar wil je daar iets aan veranderen? En is het prioritair?
  3. Maatregelen: na de inventarisatie en de evaluatie, bedenk je maatregelen. Maatregelen die rustig opgebouwd worden volgens de ‘kroeg-methode’ hierboven beschreven.

 

MUOPO (Mens-Uitrusting-Organisatie-Product-Omgeving)
MUOPO is een manier van analyseren die een systematiek in je converseren brengt. Het gebruik van sociale media implementeer je niet blind. Je hebt een plan nodig. MUOPO zorgt ervoor dat je niets vergeet. Net als een spin die in haar wereldwijde web zit. Net zo zorgt een goed plan er voor dat je weliswaar veel controle verliest, maar tegelijk gigantisch aan invloed wint.

Bron: Meyns, P. en Van der Steen, M.: “Sociale media voor de preventieadviseur”, Kluwer Opleidingen, ongepubliceerde workshop, 2013

 

Mens
Bij de mens denken we aan medewerkers, leidinggevenden, sociaal overleg, directie, sectorgenoten, klanten. Zoek uit hoe je met hen kunt communiceren en in dialoog treden. Waar doe je dat nu al, waar niet? Waar is er makkelijk progressie te maken? En welke stappen heb je daarvoor nodig?

 

Uitrusting
Welke tools heb je nodig om een deftig beleid inzake sociale media te kunnen voeren? Welke hardware? Software? Welke abonnementen? En hoe stellen we een policy samen?  Kortom: welke arbeidsmiddelen, kennis van arbeidsmiddelen en instructies zijn er nodig voor een beleid?

De policy is een adder onder het gras. Bij het maken van een policy zijn we geneigd om nog in de oude wereld te blijven hangen. Een wereld waarin een arbeidsreglement, huishoudelijk reglement, car policy, … vooral dienen om dingen te verbieden of te verplichten: ‘Gij zult wel of niet… .’

In de nieuwe wereld draait het om ‘zin hebben in’ en ‘aanmoedigen’. Je wilt dat er zoveel mogelijk volk naar je kroeg komt. Maak dus een positieve, open policy die mensen maximaal aanzet om mee in dialoog te gaan.

 

Organisatie
Stem je beleid af op het juiste niveau. Met welk niveau wil je converseren en wat is het meest geschikte medium voor een afdeling, een vestiging, een land, de EMEA-zone (Europe, Middle East, Asia), corporate worldwide.

Andere accenten, ander taalkeuze, andere items en finaal andere media zullen nodig zijn per niveau. Misschien zijn er wel niveaus waar je geen behoefte aan denkt te hebben. Of zijn sociale media een manier om eindelijk invloed op het Europees aankoopbeleid uit te kunnen oefenen… De juiste culturele toon vinden kan je via het model van de culturele dimensies van Geert Hofstede. Je vindt ze zo op wikipedia, slideshare of Youtube.

 

Product
Wat zoek je? Waarover heb je info nodig? Pesten, burn-out, normen, sectorinfo, SDS-fiche, hoe ziet asbest er uit of hoe bereken je de Bradfordcoëfficiënt voor je absenteïsmebeleid. Ons product is alle mogelijke informatie over ons vakgebied en meer specifiek over de gebieden die relevant zijn in jouw eigen bedrijfscontext.

Het kennisnetwerken blijkt - uit onderzoek - het meest betrouwbare antwoord op je vragen op te leveren. Als je via LinkedIn tien antwoorden krijgt op je vraag, zal geen enkele van deze antwoorden 100% correct zijn. Maar samen bieden ze het meest correcte antwoord dat je ooit zal ontvangen. Deze intersubjectiviteit is de unieke kracht van zowel LinkedIn als Wikipedia.

 

Omgeving
De wereld is kleiner geworden. We leven niet langer op een eilandje. We leven te midden van omwonenden, een bedrijventerrein. We zijn betrokken in een provinciaal noodplan. We leven in een stad, landsdeel  en nemen hoe langer hoe meer een maatschappelijke verantwoordelijkheid op (MVO).

Help en informeer anderen, zoals je zelf ook geholpen zou willen worden. Zoek uit wat er over je bedrijf verteld wordt. Of over je producten. En ga de dialoog aan. Wie geholpen wordt, heeft de neiging dat ook te doen. Helpen is dus een investering op lange termijn.

 

En nu?
Wat is je volgende stap? Wat ga je na het lezen van dit artikel concreet doen? Hoe kun je je eerste kleine stap zetten?

Misschien kun je al eens rondkijken op deze media die volgens mij het minimum zijn voor een professional: LinkedIn, Wikipedia, Slideshare en Youtube.

LinkedIn biedt een grote waaier aan discussiegroepen waar collega’s je helpen met je vragen. Groepen zoals ‘HRM blogs.com’, ‘vakblad Arbo’ of ‘Preventieadviseurs in België’.

Wikipedia is hét voorbeeld van intersubjectiviteit: correcte wetenschappelijke informatie over tal van zaken. Wil je informatie over de Bradfordcoëfficiënt of straling van GSM-masten, Wikipedia biedt je zeker de nodige input.

Youtube en Slideshare bieden je filmpjes en powerpoints over vrijwel alle mogelijke onderwerpen. Ideaal om je presentaties aantrekkelijker te maken of te sensibiliseren op intranet of in de cafetaria. Zoek maar eens binnen Youtube een filmpje over omgang met agressieve klanten. Binnen vijf minuten heb je schitterende gratis instructiefilmpjes zat.

Ben je klaar voor wat gevorderd werk? Maak dan een account aan op Twitter. Je vindt er vooral heel veel informatie terug, het is eenvoudig, discreet en snel. Een aanrader is vaak de Twitter-account van je lokale politiezone.  

Blogs bieden dan weer een heel mooie aanvulling op je kennis. Vaak originele invalshoeken in een fris jasje gestoken, bijvoorbeeld de blog van preventiekronkels.  

En tenslotte het randgeval: Facebook. Dit medium is meer geschikt voor privé-gebruik dan professioneel gebruik. Wat niet wil zeggen dat er geen relevante informatie voor handen is. Al was het maar om exact te weten wat de medewerkers over je organisatie en zijn risico’s denken. Succes!

Algemeen sociale veiligheid