Vormgeven aan mensgericht hybride werken: verbondenheid op alle lagen

Vormgeven aan hybride werken

De voordelen van hybride werken voor mens en organisatie zijn talrijk. In dit artikel meer over het optimaal organiseren van dit werkmodel. Met als resultaat tevreden medewerkers en duurzame resultaten voor de organisatie.

‘De verbondenheid staat onder druk’. Een veelgehoord pijnpunt in de context van hybride werken. Hybride werken biedt allerlei voordelen voor mens en organisatie. En de fundamentele transitie naar dit werkmodel organiseert zich niet vanzelf. Hoe krijg je grip op deze ontwikkeling? Wat kun je doen om verbondenheid op alle lagen van de organisatie vorm te geven? En daarmee meer werkplezier voor de medewerker en duurzame resultaten voor de organisatie te waarborgen.

Meer vrijheid en flexibiliteit

Hybride werken, waarbij medewerkers zowel thuis als op kantoor werken, biedt verschillende voordelen maar ook enkele nadelen. Een belangrijk voordeel is de toegenomen vrijheid en flexibiliteit. Medewerkers kunnen hun werkuren en -locatie aanpassen aan persoonlijke behoeften, wat kan leiden tot een betere balans tussen werk en privéleven.

Dit kan de tevredenheid en productiviteit verhogen, aangezien medewerkers in een omgeving werken waarin ze zich het meest comfortabel voelen. Bovendien kan het verminderen van dagelijkse reistijd stress verminderen. Er komt zo bijvoorbeeld tijd vrij voor persoonlijke activiteiten zoals het ophalen van de kinderen van school.

Risico’s op de loer

Echter, hybride werken kent ook nadelen, met name op het gebied van verbondenheid en teamdynamiek. De fysieke afstand tussen collega's en de onregelmatige aanwezigheid op kantoor kunnen leiden tot een vermindering van de verbondenheid met het team en de organisatie.

Dit kan invloed hebben op de manier waarop medewerkers samenwerken en communiceren, waardoor het moeilijker wordt om sterke, ondersteunende relaties en een hechte organisatiecultuur op te bouwen. Bovendien kan de afwisseling tussen thuiswerken en kantoorwerk leiden tot inconsistenties in de communicatie, waardoor sommige medewerkers zich geïsoleerd of minder betrokken kunnen voelen bij het team.

Verbondenheid: de kern van samenwerking

Verbondenheid op het werk omvat meerdere lagen en speelt een cruciale rol in zowel het welzijn van individuele medewerkers als de prestaties van een organisatie. In de breedste zin verwijst verbondenheid naar de relatie die medewerkers hebben met zichzelf, hun werkgever, hun collega's en hun werk zelf. Het omvat aspecten zoals zelfverbondenheid, emotionele betrokkenheid, professionele steun en een gedeeld gevoel van doel en missie.

Cultuur van waardering

Elk van deze aspecten van verbondenheid draagt bij aan een cultuur waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen. Dat leidt tot een hogere tevredenheid, minder verloop en betere prestaties. In onze hybride, flexibele en bovenal dynamische werkomgevingen is het onderhouden van deze vormen van verbondenheid essentieel.

Connectie versus contact

Waar we vroeger veel fysiek samen werkten op kantoor, werken we nu meer op afstand van elkaar. Ook al is er meer digitale connectie, er is minder menselijk contact. De verschuiving naar meer virtuele interacties heeft geleid tot nieuwe manieren van samenwerken, maar brengt ook significante risico's met zich mee.

Minder fysieke interactie kan leiden tot een gevoel van isolatie en eenzaamheid onder medewerkers, wat weer invloed kan hebben op hun mentale gezondheid en welzijn. Daarnaast kan het verminderen van informele, spontane gesprekken, de teamcohesie en het informele leren beperken. Deze spontane momenten zijn cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen en begrip, en het ontbreken ervan kan het moeilijker maken om sterke relaties op te bouwen.

Verlies van non-verbale communicatie

Verder kan nuance verloren gaan in digitale communicatie. Non-verbale signalen zoals lichaamstaal en toonhoogte, die een belangrijk onderdeel vormen van persoonlijke interacties, zijn minder zichtbaar of geheel afwezig in digitale gesprekken.

Dit kan leiden tot misverstanden en conflicten, die weer de werkrelaties en de teamdynamiek kunnen schaden. Dit kan je weer ondervangen door niet alleen inhoudelijk online te overleggen maar ook aandacht te besteden aan de mens achter de collega.

Reserveer standaard een paar minuten aan het begin voor een check-in. Hoe zit iedereen er vandaag bij? Wat gaat goed en waar loop te tegenaan? In werk en ook privé? Zulke gesprekken dragen bij aan betrokkenheid en leiden tot meer begrip. Dit levert uiteindelijk een verdieping van de samenwerking op.

Uniformiteit en flexibiliteit

Om hybride werken effectief te ondersteunen, moeten organisaties beleid ontwikkelen dat flexibiliteit toestaat voor aanpassingen op teamniveau. Dit beleid dient als raamwerk, dat kernzaken zoals werktijden en gezondheids- en veiligheidsnormen specificeert, maar tegelijkertijd voldoende ruimte biedt voor teams om hun eigen werkmodel democratisch vorm te geven.

Creëer op organisatieniveau een Cultuurmanifest met onder andere ‘work principles’: uitgangspunten en richtlijnen die de ideale manier van werken expliciet maken. Deze richtlijnen moeten voldoende speelruimte bieden zodat teams deze kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften. Besteed aandacht aan thema’s als aanwezigheid, werktijden, communicatie, samenwerken, productiviteit, en veiligheid en gezondheid.

Leiderschap speelt een cruciale rol door teams de autonomie te geven om samen hun eigen werkprocessen te ontwikkelen, terwijl het tegelijkertijd feedbackmechanismen biedt om het beleid regelmatig te evalueren en aan te passen. Dit bevordert een omgeving waarin uniformiteit hand in hand gaan met flexibiliteit. Documenteer de afspraken op teamniveau in een Playbook.

Bevlogen samenwerken: een teaminspanning

Hybride samenwerken is meer dan simpelweg afspraken maken over waar en wanneer je (samen)werkt. Er is vertrouwen voor nodig, net als heldere verwachtingen. Belangrijke thema’s als teamwaarden, werkafspraken, communicatie en verbinding moeten een plek krijgen.

Het vereist voortdurende inspanningen, bewuste strategieën en continue dialoog van zowel leidinggevenden als collega’s om een inclusieve en ondersteunende werkomgeving te waarborgen. Dit vraagt om maatwerk dat het beste op teamniveau te organiseren is. Experimenteren, reflecteren en leren vormen daarbij de rode draad. Elk team is uniek en verdient een unieke aanpak.

Slimme interventies voor een nieuwe werkcultuur

Hybride werken vraagt om een nieuwe cultuur, nieuw leiderschap en nieuw gedrag. Interventies zijn nodig op alle niveaus: van strategisch tot praktisch. Hier een aantal voorbeelden:

  • Een maandelijkse Dag van Verbondenheid: een bijeenkomst die volledig in het teken staat van aandacht voor elkaar, de mens achter de professional.
  • Kantoordagen: een planning met dagen waarop je als team fysiek samen werkt.
  • Ontwikkelgesprekken: een doorlopende gesprekscyclus (als alternatief voor het traditionele functioneringsgesprek) tussen leidinggevende en medewerker waarin aandacht voor verbondenheid een vast onderdeel vormt.
  • Team Manifest: uitgangspunten en afspraken voor (hybride) samen werken waarin verbondenheid op alle lagen geborgd is.
  • Koffie Roulette: elke maand worden er medewerkers aan elkaar gekoppeld voor een (digitale) koffie.
  • Buddies: medewerkers (junior en senior, bestaand en nieuw) die worden gekoppeld en gedurende een periode met elkaar in contact staan.
  • Bereikbaarheid: afspraken op teamniveau over (on)bereikbaarheid en communicatievormen. Wat is de reactietijd op e-mails, welk medium gebruiken we waarvoor, wanneer bellen we elkaar niet en op welke dagen plannen we geen meetings?
  • Overlegmanifest: richtlijnen en tips over het inrichten van een gezonde overlegcultuur waarin ook ruimte is voor informeel contact.
  • Digitale Detox Dag: eenmaal per kwartaal worden medewerkers aangemoedigd om een dag offline te gaan, zonder meetings of digitale communicatie, waardoor ze zich kunnen concentreren op diepgaande, strategische projecten of persoonlijke ontwikkeling.

Het verschil maken door proactieve ondersteuning

De preventiemedewerker en arboprofessional speelt een sleutelrol in het vormgeven van een veilige en gezonde werkomgeving, zowel fysiek als psychosociaal. Enkele actiepunten:

  • Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E): integreer psychosociale arbeidsbelasting, waaronder de impact van hybride werken, in de RI&E. De werkomgeving is dynamisch en dit vraagt om continue optimalisatie van de RI&E.
  • Voorlichting en training: zorg voor regelmatige en diverse trainingen over de voordelen en valkuilen van hybride werken. Doe dit voor leidinggevenden, medewerkers en teams. Denk aan onderwerpen als digitale communicatievaardigheden, online netwerken en leidinggeven op afstand.
  • Hybride werken coaches: leid hybride werken coaches op die door teams kunnen worden ingevlogen als sparringpartner bij dilemma’s of facilitator bij teamontwikkeling.
  • Monitoring en evaluatie: houd de effectiviteit van geïmplementeerde strategieën in de gaten en stel bij waar nodig. Integreer feedbackloops zodat specifieke behoeften tijdig in beeld komen en kunnen worden aangepakt.
  • Community: organiseer sociale activiteiten die inspiratie bieden en informele verbinding stimuleren.
  • Integrale aanpak: hybride werken vraagt om een integrale benadering. Zorg daarom dat sociale, digitale en fysieke werkomgeving op elkaar worden afgestemd.

In het hybride werkmodel is het essentieel dat organisaties niet alleen de logistieke aspecten aanpakken, maar ook de verbondenheid op alle niveaus bevorderen - met jezelf, met collega's en met de organisatie als geheel. Dit vereist een cultuur van continue dialoog, aanpassing aan behoeften van medewerkers en proactieve ondersteuning door preventiemedewerkers en arboprofessionals. 

Door in te zetten op slimme interventies en door te focussen op zowel fysieke als psychosociale veiligheid, kunnen organisaties een duurzaam hybride model creëren dat productiviteit verhoogt en een werkomgeving schept die rijk is aan menselijkheid en samenwerking.
 

Algemeen sociale veiligheid