De preventiemedewerker, een veelzijdige verbinder

De preventiemedewerker is de spreekwoordelijke ‘spin in het web’ als het gaat om het realiseren van optimale werkomstandigheden. Hoe komt de preventiemedewerker het beste tot zijn of haar recht?

De Arbowet biedt een aantal (algemene) kaders en handvatten om de rol en positie van de preventiemedewerker handen en voeten te geven. Tegelijkertijd laat de wetgeving bedrijven de ruimte om hieraan een eigen invulling te geven. Hetzelfde geldt voor het kennisniveau van de preventiemedewerker. Het werkterrein van de preventiemedewerker kan en zal per bedrijf verschillen, want geen enkele organisatie is hetzelfde en risico’s zijn in de praktijk dan ook in elke organisatie anders.

In dit artikel gaan we nader in op de vraag wat de rol van de preventiemedewerker is – als het gaat om optimale werkomstandigheden te helpen bewerkstelligen – en hoe hij of zij het beste tot zijn of haar recht zou kunnen komen. Daarnaast staan het relevante kennisniveau en specifieke, aanvullende randvoorwaarden centraal in deze vraagstelling.

Binnen de context van dit artikel is uitgegaan van het voldoen aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden als minimale vereiste. Werkgevers die er naar streven om dit niveau te overstijgen en een meer toonaangevende positie willen bereiken, dienen zich te realiseren dat deze ambitie ook consequenties heeft voor hun organisatie en de (extra) eisen die (dan) gesteld worden aan de preventiemedewerker.

Wetgeving als vertrekpunt

Voordat we de rol en het ideale kennisniveau van de preventiemedewerker nader aan de orde stellen, gaan we eerst in op het verband tussen de wetgeving en het hieraan verbonden arbobeleid, dat mede bepaald moet worden door een inventarisatie van gezondheids- en veiligheidsrisico’s.

De Arbeidsomstandighedenwet vormt het algemene kader om gezondheid, veiligheid en welzijn op de ‘werkvloer’ te bevorderen. Binnen dit kader is een vooraanstaande plaats ingeruimd voor de (bedrijfs)risico inventarisatie- en evaluatie (RI&E). Deze exercitie is mede bedoeld als basis voor arbobeleid en de hiermee verband houdende maatregelen binnen elke organisatie die medewerkers in dienst heeft.

Onder beleid verstaan we in dit kader een gestructureerde aanpak m.b.t. (verantwoorde) arbeidsomstandigheden, waarbij de werkgever zorg draagt voor veiligheid en de gezondheid van de werknemers in relatie tot alle met arbeid verbonden aspecten. Deze aanpak – gericht op duurzame inzetbaarheid – voorziet in een beperking van gezondheidsrisico’s, vermindering van ziekteverzuim en bevordering van re-integratie.

Taakstelling van de preventiemedewerker

De Arbowet is redelijk duidelijk, maar tegelijkertijd ook tamelijk summier over het takenpakket van de preventiemedewerker. Het wettelijke kader geeft aan dat hierin een drietal punten centraal staan. In de eerste plaats is dat medewerking verlenen aan de uitvoering van een risico inventarisatie- en evaluatie (RI&E). Als tweede hoofdtaak wordt genoemd advisering ten aanzien van het arbobeleid, de coördinatie van de maatregelen uit het plan van aanpak van de RI&E en/of samenwerking met (arbo)deskundigen en de belangenbehartiger van de werknemers: de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT). 
Tot slot noemt de Arbowet ondersteuning bij uitvoering van de maatregelen die voortvloeien uit de RI&E. In aanvulling op het bovenstaande kan het takenpakket in overleg met de werkgever worden uitgebreid met bijvoorbeeld het registreren van bedrijfsongevallen, het organiseren van samenwerking met bedrijfshulpverlening (BHV) of het geven van specifieke voorlichting over preventie.

Rol van de preventiemedewerker

De rol die de preventiemedewerker in de organisatie moet vervullen houdt uiteraard direct verband met het geschetste takenpakket zoals hierboven is aangeduid. Voor een goed begrip van de positie van de preventiemedewerker is het wel van belang om zijn of haar rol en bijbehorend takenpakket niet met elkaar te verwarren. In deze specifieke context is de positie van de preventiemedewerker geen synoniem voor (eind)verantwoording m.b.t. arbeidsomstandigheden, want die ligt nadrukkelijk bij de werkgever.

De Arbowet is duidelijk over deze vraag. Hoewel veiligheid, gezondheid en welzijn in essentie kwesties zijn, die zowel de werkgever als de werknemers aangaan, ligt de (eind)verantwoordelijkheid voor het arbobeleid bij de werkgever. 
De wet heeft evenwel voorzien dat de opstelling, uitvoering en evaluatie van dit beleid in nauwe samenwerking moet gebeuren met verschillende belanghebbende partijen of stakeholders binnen de organisatie.

Daarin speelt de OR (of PVT) een vooraanstaande rol vanwege haar instemmingsrecht m.b.t. het te voeren arbobeleid, waaronder het organiseren van preventietaken én de aanwijzing van de preventiemedewerker zelf. Op zijn of haar beurt ondersteunt de preventiemedewerker de werkgever bij de opstelling en uitvoering van beleid en adviseert zowel de werkgever als de OR (PVT) op dit gebied.

Samengevat kun je dus stellen dat het arbobeleid een gezamenlijke verantwoordelijkheid en inspanning is, waarbij de werkgever de leiding heeft, maar waarin naast de OR of PVT de preventiemedewerker een centrale adviserende en ondersteunende rol speelt.

Formele opleidingseisen preventiemedewerker

Wie via de wettelijke regels op zoek gaat naar strikt geformuleerde opleidingseisen voor de rol van preventiemedewerker komt bedrogen uit. De arbowetgeving schrijft geen minimale kenniseisen voor aan de preventiemedewerker in de vorm van een duidelijk gedefinieerde opleiding of scholing. De in de Arbowet gehanteerde formulering is op z’n zachtst gezegd generiek of algemeen van aard.

Het komt erop neer dat degene(n) die belast is (zijn) met preventietaken over een zodanige deskundigheid, ervaring, middelen en mogelijkheden moet kunnen beschikken dat de ondersteuning van het arbobeleid binnen de organisatie ‘naar behoren’ kan worden ingevuld.

Vrij vertaald wordt hier dus gesuggereerd om er ‘maatwerk’ van te maken dat aansluit op de specifieke omstandigheden en behoefte(n) van de organisatie. Dat betekent dus dat een preventiemedewerker bij een onderwijsinstelling een andere achtergrond en kennis zal moeten hebben dan een preventiemedewerker in de chemische industrie of in de zorg.

Zodoende kom je al snel uit bij de RI&E als vertrekpunt voor de invulling van de benodigde kennis waarmee de preventiemedewerker zich kan verrijken om deze rol zo goed mogelijk te kunnen vervullen en op een manier die past bij de organisatie. Het gaat erom dat een preventiemedewerker aanvullend geschoold is of wordt op basis van het risicoprofiel van de organisatie waarvan hij of zij deel uitmaakt. Bij een kantoororganisatie vraagt dat bijvoorbeeld om meer kennis van beeldschermwerk, terwijl in een petrochemisch bedrijf meer kennis van gevaarlijke stoffen en externe veiligheid van belang is.

Aanvullende randvoorwaarden

Naast een duidelijke vaststelling en invulling van de positie en het takenpakket van de preventiemedewerker, het afbakenen van de reikwijdte van de kennis die redelijkerwijs van hem of haar verwacht mag worden en het bepalen van een passend trainings- of opleidingstraject zijn er nog een aantal aspecten die ertoe doen.

Eén daarvan is het borgen van onafhankelijkheid. De Arbowet schrijft voor dat de preventiemedewerker behoefte heeft aan een bepaalde mate van onafhankelijkheid om zijn of haar werk op een goede manier te kunnen verrichten. Een helder functieprofiel met een dito mandaat is daarbij een eerste vereiste. Dat profiel en bijbehorend mandaat valt of staat echter met commitment van de werkgever en instemming van de OR of PVT, want zonder draagvlak en hun steun of medewerking is het maar de vraag of de preventiemedewerker uit de voeten kan in de praktijk.

Het aspect onafhankelijkheid is nauw verweven met naleving van rechtsbescherming die in de Arbowet is verankerd en bedoeld is om de preventiemedewerker als zodanig te laten functioneren en hem of haar de benodigde ruimte geeft om de preventietaken naar behoren te kunnen uitvoeren.

Een preventiemedewerker kan bijvoorbeeld advies geven over een arbovraagstuk dat veel impact heeft en noodzakelijk is, maar waar een werkgever niet per se op zit te wachten. Ontslagbescherming voor de preventiemedewerker is in zo’n geval mogelijk geen overbodige luxe. Rechtsbescherming vormt daarmee een andere en niet te onderschatten aanvullende randvoorwaarde die op zijn beurt weer verband houdt met de eerder aangehaalde OR of PVT.

Zoals we eerder zagen speelt de OR een belangrijke rol in het arbobeleid en de hieruit voortvloeiende taken van de preventiemedewerker. Er dient sprake te zijn van een intensieve samenwerking tussen beiden. Idealiter vindt er bij de opstelling van het beleid in een vroeg stadium overleg plaats tussen de werkgever en de vertegenwoordiging van het personeel en heeft de preventiemedewerker hierin een adviserende rol.

Door de preventiemedewerker te betrekken bij de besluitvorming over het te voeren arbobeleid kan de OR beter geïnformeerde beslissingen nemen, hetgeen in het belang is van alle belanghebbenden in het bedrijf. Door intensief samen te werken zal de OR immers tot betere besluitvorming in staat zijn en haar instemmings- en adviesrecht beter kunnen toepassen.

RI&E: kapstok voor arbobeleid 

Zoals we zagen vormt de RI&E – en bij uitbreiding het hieraan te koppelen Plan van Aanpak (PvA) – een belangrijke, aanvullende basis voor beleid. Net als dat ieder initiatief en elke maatregel de basis vormt om het fundament te leggen voor een weloverwogen, gestructureerde en daarmee verantwoorde aanpak van arbeidsomstandigheden.

Hoewel de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de RI&E een vast patroon van specifieke stappen en onderdelen moet omvatten, zullen de uitkomsten ervan in belangrijke mate afhangen van uniek bedrijfsomstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de aard van de (belangrijkste) bedrijfsactiviteiten of het aantal medewerkers. De RI&E en het bijbehorende plan van aanpak zullen – mits op professionele wijze uitgevoerd en opgesteld (in geval van organisaties met meer dan 25 werknemers dient deze formeel te worden getoetst door een gecertificeerde arbokerndeskundige of arbodienst) – onmiskenbaar duidelijk maken welke gezondheids- en veiligheidsrisico’s er spelen of eventueel kunnen optreden.

In het verlengde hiervan dienen de RI&E en het PvA ook duidelijk te maken welke deskundigheid en ervaring de preventiemedewerker zou moeten hebben om een bijdrage te kunnen bieden om de geïnventariseerde risico’s te helpen vermijden of te verminderen. Daarmee hebben we dan een eerste concrete aanzet om het kennisniveau van de preventiemedewerker nader te duiden.

De RI&E is daarnaast ook een prima uitgangspunt om een eerste inschatting te maken voor de benodigde tijdsbesteding die de preventiemedewerker in staat zal stellen zijn of haar taken in te kunnen vullen. De geïnventariseerde risico’s geven immers ook zicht op een eerste indicatie van eventuele beheersmaatregelen waarmee de preventiemedewerker samen met de andere stakeholders van het arbobeleid aan de slag zal moeten gaan.

Preventiemedewerker: allesweter of verbinder?

Afgezien van de vraag hoe je je het beste zou kunnen voorbereiden op de rol van preventiemedewerker en hoe een opleidings- of trainingstraject er uit zou kunnen zien is er nog een andere vraag te beantwoorden. Hoeveel kennis moet een preventiemedewerker hebben en waarover?
Het domein van arbeidsomstandigheden – simpel samengevat en herleid tot de kernbegrippen veiligheid, gezondheid en welzijn – is heel breed en omvat een groot aantal zeer uiteenlopende specialismes. In ieder van deze specialistische vakgebieden zijn speciaal hiervoor opgeleide experts of materiedeskundigen actief met een schat aan kennis, expertise en ervaring. Denk bijvoorbeeld aan de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, arbeidshygiënist of casemanager.

De reden voor deze specialismes ligt voor de hand: de aandachtsgebieden veiligheid, gezondheid en welzijn zijn ieder op zich al zodanig breed dat dit nauwelijks te ‘behappen’ is door een enkel individu, laat staan dat één uniek persoon zich inhoudelijk en tot in detail in alle aandachtsgebieden kan verdiepen. Gezien deze omstandigheid is het dan ook niet reëel om te veronderstellen en te verwachten dat een preventiemedewerker op al deze gebieden en op detailniveau ‘mee kan’ en zich als expert kan laten gelden.

Gelukkig zijn er voldoende, vaak korte en sterk praktisch gerichte opleidings- of trainingstrajecten beschikbaar om daarmee een solide basis te leggen en preventiemedewerkers handvatten te bieden om hun rol en takenpakket op een goede manier voldoende uit te diepen. Een op de praktijk gerichte training kan hierin al een belangrijk verschil maken als basis om bekend te raken met het wettelijke speelveld van arbeidsomstandigheden en praktisch kennis te nemen van de meest relevante kernbegrippen. Denk bijvoorbeeld aan de werking van de Arbowet, de wijze waarop een RI&E uitgevoerd en opgevolgd moet worden of het samenspel met de OR of PVT.

Conclusie

In essentie komt het er op aan dat preventiemedewerkers – en bij uitbreiding de organisatie waarvan ze deel uitmaken – niet in de ‘val’ moeten trappen van de illusie dat ze overal verstand van moeten hebben. Ze moeten zich vanuit vooral praktisch gerichte basiskennis, aan de hand van de uitkomsten van de RI&E, bij hiaten in kennis en expertise laten bijstaan door specialisten. Daarmee komt de focus van de rol van preventiemedewerker in niet onbelangrijke mate te liggen op die van ‘verbinder’, zowel op het gebied van kennis als ten aanzien van werkzaamheden van stakeholders.

Los van de verbinding die de preventiemedewerker vanuit zijn of haar rol intern moet vervullen naar de werkgever, de OR of PVT en natuurlijk zijn of haar collega’s (de werknemers), geldt dat dus zeker ook voor experts of kerndeskundigen buiten de eigen organisatie daar waar vanuit de RI&E blijkt dat professionele ondersteuning noodzakelijk is.

Dit artikel is geschreven door Erik H. van der Graaf en tot stand gekomen in nauwe samenwerking met Harm-Jan Boers (Team Lead HSE & Compliance Management Services), René Bogerd (Senior HSE Project Manager), Fabiënne Komdeur (HSE Consultant) en Gert-Jan Terink (HSE Consultant & Project Manager), allen werkzaam voor Bureau Veritas.