Van dit artikel is een nieuwe actuele versie: https://www.werkenveiligheid.nl/preventie/het-nieuwe-werken/het-nieuwe-werken-20 (juni 2020)
Nicole Pikkemaat, trainer / adviseur Arbeid en Gezondheid interviewt Lonneke Leijnse, partner/interior architect van Heyligers d+p.
Veel bedrijven zijn aan het ‘Nieuw Werken’, denken erover of doen pogingen om het gebouw volgens de principes van Het Nieuwe Werken (HNW) in te richten. Maar hoe werkt dat? Waar moet je bij de inrichting op letten? Welke rol speelt de architect? Hoe zorgt de architect dat HNW ook prettig en fijn werken wordt? En welke rol is weggelegd voor u als arboprofessional of preventiemedewerker? Nicole Pikkemaat bespreekt het met Lonneke Leijnse, interior architect bij Heyligers d+p. Leijnse heeft diverse bedrijven volgens de principes van HNW ingericht.
Gewoon meedoen
‘HNW moet door de organisatie gedragen worden’ aldus Leijnse. Daarbij is de rol van het management belangrijk. Door enthousiast mee te doen, het goede voorbeeld te geven en vorm te geven aan medewerkersbetrokkenheid. Dat betekent niet dat iedereen bij iedere beslissing betrokken moeten worden. Dat is niet alleen ondoenlijk, maar het heeft ook geen zin. Wel moet er een goede inventarisatie gedaan worden. Dat kan aan de hand van vragenlijsten of gesprekken met medewerkers. Bijvoorbeeld met vragen over de tijdsbesteding op een normale werkdag: hoeveel tijd heeft u vandaag aan uw bureau gezeten? Hoeveel tijd heeft u overleg gehad? Hoeveel tijd was u niet op kantoor? De architect vertaalt de uitkomsten in een werkplekbehoefte: welke werkplekken zijn nodig? Veel stiltewerkplekken, overlegruimten of juist een espressobar?
Bezuinigen als aanjager
Bezuinigen is vaak een reden om HNW te introduceren. In elke organisatie staan dagelijks flink wat bureaus leeg. Meestal kunnen er wel werkplekken geschrapt worden. Daarnaast kunnen er grotere werkruimten gecreëerd worden met meerdere werkplekken. De besparing zit hem dan in minder meubilair, minder vierkante meters en het productiever kunnen werken. De arbospecialist in mij aarzelt: was het niet zo dat een, twee of hooguit drie medewerkers op een kamer het meest productief werkt? Leijnse heeft daarop een interessante visie: juist met twee of drie mensen op een kamer kan een (telefoon)gesprek erg storend zijn. Met meer personen in een ruimte is er misschien meer geroezemoes, maar juist dan valt een harde prater minder op. En je kunt er ook iets over afspreken: voor een gesprek ga je naar een andere ruimte. Ook met de inrichting kan gestuurd worden, is Leijnse’s ervaring. Bevorder in dit geval dat er op korte afstand ruimtes zijn waar gebeld of kortstondig overlegd kan worden. Hierdoor worden je collega’s minder gestoord in hun werk. Of juist andersom; creëer ruimtes met meerdere werkplekken waar het stil moet zijn. Wie heeft nooit rustig gelezen of gestudeerd in de bibliotheek? En houd stiltewerkplekken bewust klein om te voorkomen dat medewerkers deze dagen achter elkaar claimen en/of voor overleg gaan gebruiken.
Het kantoor is de ideale werkplek
Leijnse is duidelijk: ‘een onrustig kantor mag nooit een reden zijn om te gaan thuiswerken’. Natuurlijk mag er thuis gewerkt worden, maar op kantoor vind je altijd je ideale werkplek. Er zou een diversiteit aan werkplekken moeten zijn, zodat je altijd een werkplek vindt die past bij je werkzaamheden van dat moment. Moet je geconcentreerd werken, dan ga je naar de stiltewerkplek. Moet je veel bellen, dan ga je naar de belcel. Hier komt ook de rol van de arboprofessional in beeld. Werken en ook bellen in een goede houding is van belang. De preventiemedewerker adviseert daarom bij aanschaf en gebruik van verantwoord meubilair dat makkelijk is in te stellen. En daar hoort natuurlijk een passende voorlichting bij.
Een persoonlijke touch
Ieder bedrijf geeft zijn eigen draai aan HNW. Dat is belangrijk. ‘Nieuw Werken’ hoeft ook niet om grote stappen te gaan. Kleine stapjes kunnen veel effect geven. Bijvoorbeeld het creëren van een centraal archief en ontmoetingsplek voor een afdeling. Maar ook grotere stappen zijn denkbaar. Zoals het samenvoegen van teams en daaromheen verschillende typen werkplekken inrichten.
Een persoonlijke insteek kan blijven bestaan. Niet in de vorm van een vaste werkplek met je foto en eigen spulletjes, maar door bijvoorbeeld een vaste ontmoetingsplek voor de afdeling te creëren waar je koffie kunt halen en ruimte hebt voor overleg. Bij deze ontmoetingsplek is ook ruimte voor een persoonlijke touch; bijvoorbeeld een prikbord voor informatie, kaartjes, een kast vol souvenirs of een foto uit de kindertijd aan de muur. Ook kan een afdeling of team zelf keuzes maken voor kunst aan de muur.
De arboprofessional vanaf het begin betrekken
De arboprofessional komt niet automatisch op het pad van Leijnse maar komt vaak pas in beeld als er problemen zijn. Dan blijken er wensen of kritiekpunten te zijn over bijvoorbeeld de werkplekindeling en de vluchtwegen. Eigenlijk best lastig. Dat hadden we liever eerder geweten. Er kleven veel arbofacetten aan het HNW, zoals het klimaat, de akoestiek en de verlichting. Het is niet gebruikelijk voor een architect om de arboprofessional bij zijn eerste ideeën te betrekken. Dat zou wel goed zijn. Architecten zouden daar daar meer werk van kunnen maken en arboprofessionals eveneens. Zorg dat u altijd weet heeft van investeringen en veranderingen die op handen zijn, zodat u tijdig advies kunt geven en wensen kunt uiten.
Ook met de Risico-Inventarisatie en Evaluatie en het bijbehorende plan van aanpak kan meer gedaan worden door de arbomaatregelen goed mee te nemen in de inrichtingsplannen. Het is prettig als de architect daar weet van heeft. Je kunt een architect kiezen op basis van uitvoerige criteria, waar alleen een gedetailleerd uitgewerkt plan op aansluit. Maar misschien is het wijzer om te kiezen voor een architect met ervaring met soortgelijke projecten of organisaties, die goede ideeën heeft over de samenwerking en medewerkers en spelers uit de organisatie bij het proces weet te betrekken. Samen ga je dan het experiment van HNW aan, ieder met zijn input.
