Ontruimen in een flexwerkomgeving

Het nieuwe werken
Veiligheidsthema
Het rode kastje met het groene vest

Wanneer een gebouw moet worden ontruimd, willen BHV en brandweer maar één ding: zo snel mogelijk zekerheid over de aanwezigheid van mensen in dat gebouw. Werken in een (kantoor)omgeving waar men geen vaste werkplek heeft, bemoeilijkt het verkrijgen van die zekerheid. Gelukkig is daar een vrij simpele en niet al te kostbare oplossing voor.
 
In het flexwerkloze tijdperk was adequaat ontruimen in een kantooromgeving gemakkelijk te realiseren. De werkgever stelde per gebouwsectie BHV-ers aan, of instrueerde medewerkers in effectief ontruimen van het gebouwdeel waar zij werkten. Zo is ontruimen, met BHV-ers, of met geïnstrueerde medewerkers, relatief makkelijk in een kantooromgeving waar iedereen een min of meer vaste werkplek heeft. Gaat het alarm, dan veegt iedereen die ontruimt efficiënt (want bekend met de specifieke lay-out) zijn straatje leeg en weet via de snelste vluchtroute ook snel de plek van afmelden te vinden.

In een flexwerkomgeving staat niet vast of er in een bepaalde sectie ontruimers aanwezig zijn. En van toevallig aanwezige ontruimers staat ook niet vast of zij bekend zijn met de locatiespecifieke ins en outs. Moet er al worden ontruimd, dan is de efficiëntie (snelheid en kwaliteit) zeer waarschijnlijk minder.

De kantooromgeving van Movares Nederland (mijn werkgever) kent ook steeds meer flexwerkplekken. Anticiperend op de hierboven geschetste problematiek, heb ik een ontruimingsconcept ontwikkeld dat die zekerheid voor brandweer en BHV weer binnen bereik brengt. Het concept is, onder toeziend oog van de Brandweer Utrecht, onaangekondigd beproefd en functioneel bevonden in twee kantoren (met respectievelijk 300 en 700 medewerkers).
 
Benodigdheden
 
Hardware
Aan begin en einde van elke sectie in een bouwlaag hangen rode sleutelkastjes. Deze zijn aan de voorzijde voorzien van een transparant plexiglazen ruitje. De kastjes zijn met één beweging te openen (sleuteltjes zijn vastgelijmd). In het kastje zit goed zichtbaar een retroflecterend ontruimingsvest. Ook zit er een groen garderobenummertje in, met daarop een uniek sectienummer.
Op de plek waar het HBHV de ontruiming leidt, staat of hangt een tableau met rode vakjes voor alle ontruimingssecties, in een gebouw-logische indeling. Boven elk vakje zit een haakje.
 
'Software'
Hier wordt het pas echt interessant. Want hoe krijg je (in het geval van Movares) zoveel, soms wat eigenwijze, ingenieurs zo ver dat ze ook gaan doen wat jij wilt? De sleutel ligt a) in de simpelheid van het concept, en b) het aanspreken van de mensen op hun verantwoordelijkheid en collegialiteit, en tenslotte c) een periodiek terugkerende communicatie over alles.

De praktijk

  • Het alarm gaat af.
  • In een sectie gaan de mensen naar de dichtstbijzijnde nooduitgang.
  • Zodra ze hun gebouwsectie willen verlaten, komen ze het rode sleutelkastje tegen.
  • De eerste die ziet dat het groene vestje er nog in zit, wordt geacht de rol van ontruimer op zich te nemen.
  • Hij trekt het vestje aan, en pakt het nummertje.
  • Hij loopt vervolgens van dit uiteinde van de sectie naar het andere uiteinde. Hij checkt daarbij alle ruimtes, spoort achterblijvers aan en sluit zonodig deuren en ramen.
  • Aangekomen bij het andere sectie-uiteinde, pakt hij uit het sleutelkastje aldaar, het eventueel nog aanwezige vestje. Dit doet hij, om te voorkomen dat er ergens nog een achterblijver was, die het vestje ziet en vervolgens opnieuw alle ruimten gaat nalopen.
  • Het nummertje mag hij laten hangen. Dat het vestje weg is, is voldoende teken dat er al ontruimd is.
  • Hij verlaat de sectie en gaat via de kortst mogelijke vluchtroute naar de afgesproken commandopost.
  • Daar staat het ontruimingstableau en hij geeft het nummer af aan de ontruimingscoördinator, die het op de overeenkomstige plek op het tableau hangt. In plaats van een rood sectienummer, is nu een groen nummer zichtbaar.
  • Rood staat voor niet gecheckt, groen is gecheckt (en dus leeg).
  • Tenslotte gooit de ontruimer zijn vestje in een hoek bij de deur en verlaat het gebouw, op weg naar de verzamelplaats. Vanaf nu is hij weer een 'gewone' medewerker.

 
That's all!

Natuurlijk moeten de vestjes en nummertjes na het sein 'Gebouw Veilig' wel weer zo snel mogelijk terug worden gehangen. Een medewerker van Facilities kan dit gemakkelijk doen.

Tot slot
Met dit simpele concept hoeven BHV’ers en/of brandweerlieden minder vaak terug het gebouw in om nacontroles uit te voeren, met alle risico's van dien. Dit concept levert ook een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing op.

Die besparing zit in het feit dat er met dit concept altijd wel iemand in een gebouwsectie is, die in voorkomende gevallen de rol van ontruimer op zich neemt. Dat maakt dat een gebouw sneller 'leeg' verklaard kan worden. En hierdoor zijn medewerkers ook weer sneller terug op hun werkplek. Al scheelt het maar 10 minuten, met 1.000 mensen, met een gemiddeld verkooptarief van € 85, is dat toch ruim € 12.500. Een keer ontruimen per jaar, en bij Movares zouden de kosten er al letterlijk dubbel (en dwars) uit zijn.

Het gehanteerde concept maakt ook dat er minder medewerkers als BHV’ers opgeleid hoeven te worden. Omdat er nu altijd voldoende mensen zijn die kunnen acteren als ontruimers, worden er meer (en sneller) gebouwsecties als anders 'leeg' gemeld. En dus wordt er minder beroep gedaan op de BHV om nacontroles uit te voeren. De BHV heeft daardoor meer de handen vrij voor andere zaken die spelen bij ontruimingen. Denk daarbij aan pleisters plakken, verkeersstromen in goede banen leiden, (proberen te) voorkomen dat medewerkers de verzamelplaats verlaten, nog 'even' de parkeergarage checken etcetera.

Dankzij het minder grote beslag dat nu op de BHV-ers wordt gelegd, kunnen we, bij mijn werkgever in ieder geval, met tien BHV-ers op zo 'n 1.000 aanwezigen de zaak nog steeds goed onder controle houden. Daar Movares vindt dat BHV-ers meer moeten kunnen dan 112 bellen, krijgen zij allemaal EHBO Oranje Kruis. Daar hangt wel een prijskaartje aan. Vier dagen basisopleiding en jaarlijks een dag nascholing met het genoemde uurtarief kost wel wat. En ook dan is een beperking van het aantal BHV-ers niet onaardig.

Geniaal? Nee, echt niet. Gezond boerenverstand, en een terecht (blijkt) vertrouwen op verantwoordelijkheidsgevoel. BHV is mensenwerk, iets dat in BHV-land toch wel wat onderbelicht wordt.

In de bijlage een beeldend overzicht van de procedure.

Lees meer op overzichtspagina Preventie