Deelname arbo-onderzoeken verhogen

Op het terrein van arbeidsomstandigheden zijn er diverse, verplichte en niet-verplichte, onderzoeken. Voor deze onderzoeken is een goede deelname van belang. Welke arbo-onderzoeken zijn er en hoe zorg je voor een hoge respons? 

Zo is er de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO), beide voortkomend uit de Arbowet. Hierbij wordt nadrukkelijk een link gelegd met de aanwezige arbeidsrsico’s. Bij de RI&E gaat het over het inventariseren van de aanwezige risico’s en eventueel met een verdieping de basis risicofactoren te achterhalen. Om een goed beeld hiervan te krijgen kan een vragenlijstonderzoek behulpzaam zijn. Voor dit onderzoek is dan een goede deelname/respons van belang. Anders is er wellicht geen betrouwbaar beeld van de aard en omvang van alle aanwezige risico’s.

Het PAGO is vervolgens gebaseerd op deze risico’s en hier wordt specifiek ingezoomd op eventuele gezondheidseffecten en -schade die aanwezig zijn. Het PAGO zal per functiegroep anders zijn omdat de arbeidsrisico’s vaak ook anders zijn. Bij een kantoorfunctie ligt de focus op gezondheidsklachten verband houdend met beeldschermwerk en Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) terwijl bij een lasser gedacht kan worden aan luchtweg- en/of visusklachten voortkomend uit laswerkzaamheden, gehoorklachten i.v.m. lawaai en mogelijk ook gezondheidsklachten welke gerelateerd kunnen worden aan hitte. Daarnaast kan bij een lasser ook nog PSA en/of fysieke belasting een rol spelen.

Het PAGO is verplicht vanuit de werkgever maar de deelname voor de medewerker is vrijwillig. Voor de medewerker is het goed om deel te nemen omdat het: 
a. over de eigen gezondheid gaat en 
b. hij/zij daadwerkelijk aan specifieke risico’s blootgesteld wordt en dus een (verhoogde) kans op specifieke gezondheidsklachten heeft. 
Voor de werkgever is het van belang dat voldoende medewerkers deelnemen zodat er een goed totaalbeeld ontstaat. Op basis van dit groepsbeeld kunnen gerichte vervolginterventies genomen worden. Kortom, ook hier is dus een goede deelname van belang.

Andere, niet verplichte, onderzoeken zijn bijvoorbeeld het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) en een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Het PMO gaat over de algemene gezondheid en leefstijl. Eigenlijk een soort health check. Denk hierbij aan een vragenlijst gericht op algemene gezondheid en leefstijl maar ook aan medische onderzoeken zoals bloeddruk, BMI, vetpercentage, cholesterol, glucose, etc. Hier ligt geen link met de arbeidsrisico’s en de deelname aan zo’n onderzoek is wederom vrijwillig. De werkgever kan het aanbieden maar dus niet verplichten. Echter een PMO kan wel behulpzaam zijn om duurzaam inzetbaar te worden of blijven. Ook kunnen, vroegtijdig, algemene gezondheidsklachten opgespoord worden. Regelmatig blijkt uit een dergelijk PMO dat een deelnemer een verhoogde bloedsuikerwaarde heeft en nader onderzoek wijst soms uit dat er sprake is van (een voorstadium van) diabetes. Zonder een PMO had iemand met deze waarde gewoon doorgelopen. Het vroegtijdig opsporen van dergelijke klachten is dus in het belang van zowel de werkgever alsook het individu zelf.

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is veelal een vragenlijstonderzoek die, zoals de naam al zegt, inzoomt op tevredenheid. Dit gaat vaak over de communicatie, de stijl van leidinggeven, de werksfeer, de werkdruk, etc. Ook hierbij geldt dus dat een hoge deelname van belang is. Immers hoe meer mensen de vragenlijst invullen hoe betrouwbaarder de resultaten. Op basis daarvan worden vaak collectieve verbeteracties ingezet. Hier is soms sprake van overlap met de RI&E en dan met name het PSA-deel.

Kortom voor al deze onderzoeken geldt dat een hoge deelname van belang is om gerichte en effectieve vervolgacties te kunnen nemen. 

Hoe kom je tot een hoge deelname?

Eigenlijk is communicatie het sleutelwoord. Een goed communicatieplan helpt hierbij. Stel voor elk onderzoek een communicatieplan op. In zo’n communicatieplan staat wie wat wanneer communiceert, liefst met weeknummers erbij. Het is goed om de eerste vooraankondiging al 4 weken voor de start van een onderzoek te verspreiden. Vervolgens kan wekelijks een ander type bericht verspreid worden. Informeer medewerkers in deze weken voorafgaand aan het onderzoek over:

• Het doel en belang van het onderzoek en wat hun eigen rol is (of kan zijn) bij de vervolgactiviteiten.
• De opzet van het onderzoek: wat houdt het precies in. Zeker bij het PAGO kan dit per functiegroep verschillen. Creëer vooraf helderheid wat het wel en ook niet inhoudt. Dit om teleurstelling achteraf te voorkomen.
• Het onderzoek is anoniem en de privacy is gewaarborgd. Geef vooraf helderheid over de groepsgrootte voor rapportage (bijvoorbeeld 15 deelnemers). In de vragenlijsten wordt vaak gevraagd naar leeftijd, geslacht, afdeling, etc. Hierdoor kan de indruk zijn dat het herleidbaar is. Echter deze gegevens zijn nodig voor het PAGO (of PMO) voor een individuele terugkoppeling. Maar daarnaast is het van belang om later analyses te kunnen maken op leeftijdsgroepen of afdelingen. 
• De doorlooptijd van het onderzoek en wanneer men iets hoort over de resultaten.
• De respons die nagestreefd wordt: Het streven is een respons van 75%. Want een hoge respons zorgt voor betrouwbare resultaten. Ook zorgt het voor draagvlak want medewerkers kunnen zich eerder vinden in de resultaten. Sommige organisaties werken met een beloning bij deelname (bijvoorbeeld een cadeaubon, extra budget voor een teamuitje, taart, etc.).
• De vervolgacties: wat gaat de organisatie ermee doen? Uiteraard is het nog niet concreet, want er zijn nog geen resultaten, maar het is effectief om bij de start aan te geven dat je er iets mee wil gaan doen. 

Dit zijn allemaal aspecten waar vanuit de organisatie zelf over gecommuniceerd kan worden. Dat kan vanuit het MT plaatsvinden maar ook vanuit HR, HSE of de preventiemedewerker. Dit kan via de mail, posters maar ook via eventueel aanwezige TV-schermen. Belangrijk is om de communicatie te herhalen. Nadat het onderzoek gestart is, is het van belang om wekelijks een update te geven over het aantal deelnemers dat al heeft deelgenomen (respons). Tussendoor kunnen reminders gestuurd worden: een algemene oproep om deel te nemen wordt vanuit de organisatie verstuurd en door de uitvoerende organisatie kan een gerichte reminder verzonden worden naar de medewerkers die nog niet deelgenomen hebben.

De ondernemingsraad heeft ook een formele rol bij de opzet van het PAGO en RI&E, namelijk instemmingsrecht. Daarnaast is het goed om ook in de vervolgstappen betrokken te zijn/blijven. Bovendien hebben ze ook een andere rol richting medewerkers. Het is goed als separaat de ondernemingsraad ook over het onderzoek communiceert en de medewerkers oproept om vooral deel te nemen. 

Uiteraard heeft ook de direct leidinggevende een belangrijke rol. Algemene informatie via mail of intranet wordt soms weggeklikt (of zelfs niet eens geopend of gezien). Gerichte informatie vanuit de leidinggevende wordt vaak wel geopend. Dit kan via de mail maar het is goed om het ook mondeling tijdens een teamoverleg te doen en via de whatsappgroep van het team. Een leidinggevende kan deze tekst zelf bedenken maar dit kan ook door HR voorbereid worden zodat de leidinggevende het alleen maar hoeft te appen.
Vertel je team in ieder geval het volgende:
Waarom meedoen aan het onderzoek zinvol is en dat een hoge respons belangrijk is. Doe dat in de dagstart/weekstart, afdelingsmail, whatsappgroep en/of in het teamoverleg. Vertel dat je de uitkomsten serieus neemt door vanaf de eerste introductie al aan te geven dat je de resultaten met elkaar gaat bespreken.
Goed voorbeeld: Geef aan dat je de vragenlijst zelf ook (al) hebt ingevuld. Meld je als eerste aan voor het PAGO/PMO, eventueel met een foto van jouw eigen medische onderzoek, bijvoorbeeld tijdens het opmeten van de bloeddruk.
Hulp aanbieden: Bied eventueel hulp aan bij het invullen van de vragenlijst (en/of bij het inloggen in het systeem). Of organiseer hulp zodat iemand geholpen wordt door een externe, bijvoorbeeld een doktersassistent. Zo voorkom je daadwerkelijk dat niemand vanuit de organisatie kennis heeft over de ingevulde vragenlijst.
Vervolg: Vertel dat je samen met je team een verbeterplan op wilt stellen.
Planning: Geef de planning door van het onderzoek en de data waarop je de resultaten met het team gaat bespreken en het verbeterplan gaat maken. Veel medewerkers hebben behoefte aan een houvast en een planning kan hieraan bijdragen.
Ten slotte kan ondersteuning vanuit de uitvoerende organisatie helpend zijn. Veel bedrijven en arbodiensten, die dergelijke onderzoeken uitvoeren, hebben materiaal voor de communicatie beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan voorbeeldteksten voor mails maar ook aan posters. Ook zijn FAQ’s beschikbaar waarop de meest gestelde vragen beantwoord worden.

Aanvullend kunnen nog gerichte filmpjes of vlogs opgenomen worden. Er kunnen zelfs live sessies georganiseerd worden waar de bedrijfsarts verteld waarom je zou ‘moeten’ willen deelnemen aan het PMO/PAGO. Eventuele vragen kunnen rechtstreeks gesteld worden aan de bedrijfsarts. Dit kan ook door een verpleegkundige of een vitaliteitscoach verzorgd worden. Het helpt als het iemand is die al bekend is binnen de organisatie. Dat geeft extra vertrouwen.

Wat is een goede deelname?

Hieronder een overzicht van een kwalificatie van de respons. Bij (ruim) minder dan 50% zijn de resultaten onvoldoende betrouwbaar. Er kan niet gesteld worden dat deze resultaten betrouwbaar zijn voor de gehele populatie. 
Vervolgens loopt het stapsgewijs op.

Als er alleen een vragenlijst ingezet wordt is een deelname van 65-80% vaak het maximaal haalbare. Indien het gekoppeld wordt aan een medisch onderzoek, zoals bij PAGO of PMO, dan nemen vaak meer mensen deel. Mensen zijn veelal geïnteresseerd in hun eigen gezondheid. Dit kan dus een overweging zijn om het te combineren en/of om naast het PAGO ook het PMO aan te bieden. Indien technisch mogelijk denk ook aan het modulair aanbieden van vragenlijstmodules. Dit kan de laagdrempeligheid verhogen en daarmee ook de respons. Bijvoorbeeld sommigen willen geen vragen/onderzoek m.b.t. hun leefstijl, maar wel gerichte aandacht voor hun werkomstandigheden.

Als de respons laag is dan heeft het vaak te maken met een van de volgende factoren: wantrouwen/scepsis richting de organisatie of de uitvoerende partij, onvoldoende communicatie, te veel vragenlijstonderzoeken achter elkaar (vragenlijst-moeheid kan dan optreden), onvoldoende vervolg op eerdere onderzoeken, verschil in verwachtingen (men verwacht een uitgebreid medisch onderzoek en krijgt een ‘summier’ PAGO) en/of fouten bij eerdere onderzoeken (denk bijvoorbeeld aan een datalek zoals een verkeerde terugkoppeling van de resultaten of ‘verkeerd’ bloedprikken waardoor iemand een blauwe plek heeft gekregen).

Tot slot

Het succes van een goede respons is dus afhankelijk van de communicatie vooraf en het betrekken van de medewerkers bij het opstellen en uitvoeren van de acties na het onderzoek. Als medewerkers weinig tot niets terughoren van een onderzoek resulteert dit eigenlijk altijd in een lagere respons bij een volgend onderzoek. Communiceer dus altijd over de resultaten van een onderzoek. Als je dit niet tijdig doet, dan heeft het vaak een negatief effect op de langere termijn. Denk als preventiemedewerker vroegtijdig hierover na en ga ermee aan de slag samen met de andere stakeholders, zoals management, OR, HR, leidinggevenden, etc.