De preventiemedewerker met of zonder budget

Werkwijze
Achtergrondartikel
De preventiemedewerker met of zonder budget

Preventiemedewerkers zouden een eigen budget moeten hebben. Toch is dit in kleinere bedrijven niet altijd het geval. Hoe zit het dan met verantwoordelijkheden? En hoe zorg je wel voor voldoende slagkracht? Heb je wel budget? Waar moet het dan aan voldoen? Hoe regel je een goed budget? 

De de preventiemedewerker ondersteunt de organisatie bij de zorg voor de dagelijkse veiligheid en gezondheid. Dit betekent dan de volgende verantwoordelijkheden en bevoegdheden:

Verantwoordelijkheden preventiemedewerker

De preventiemedewerker is verantwoordelijk voor het correct invullen van de taken genoemd in de kernactiviteiten en het uitvoeren van het plan van aanpak.

Bevoegdheden preventiemedewerker

De preventiemedewerker is bevoegd tot het gevraagd en ongevraagd geven van adviezen aan medewerkers, management en OR. De preventiemedewerker heeft een eigen budget, middelen en tijd voor ondersteuning door derden. Deze worden vastgelegd in de RI&E en worden jaarlijks bijgesteld indien nodig. Hij heeft mandaat voor het bezoeken van werkplekken en het raadplegen van externe arbodeskundigen.
Meer weten over de rol van preventiemedewerker, lees dit artikel: https://www.werkenveiligheid.nl/preventie/de-praktijk/de-rol-en-positie-van-de-preventiemedewerker

Geen budget 

Hierboven is besproken dat de preventiemedewerker een eigen budget moet hebben. In de praktijk blijkt dit toch wat anders uit te pakken. Zeer veel preventiemedewerkers van vooral kleinere bedrijven blijken helemaal geen budget te hebben. Het is onderdeel van een HR-budget, of Huisvesting/facilitair-budget of komt soms zelfs uit de algemene middelen. Dit betekent dus dat de preventiemedewerker niet zelfstandig keuzes kan maken. Immers anderen (bv HR-manager of directeur) beslissen dan over het budget en dus eigenlijk ook over het wel/niet doorgaan van de activiteiten. Wel zijn er vaak afspraken gemaakt over de hoeveelheid tijd dat de preventiemedewerker beschikbaar heeft en/of de taken die bij hem/haar belegd zijn.

Bij grotere bedrijven blijken preventiemedewerkers wel een eigen budget te hebben. Al geldt dit voor lang niet alle grote bedrijven. Vaak is het budget versleuteld onder HR, HSE, Scholing, etc. Het is dan de kunst om met een goed (jaar)plan budget vrij te spelen.

Zoals uit bovenstaande blijkt is de preventiemedewerker dus al snel voor veel zaken verantwoordelijk (en deels ook bevoegd), maar beschikt dus niet een eigen budget. Advies is dan bij het aanvaarden van de rol van preventiemedewerker dit goed uit te vragen en de consequenties te overdenken. Immers de kans is groot dat je in een impasse komt: Wel verantwoordelijk, maar eigenlijk dus te weinig bevoegdheid (in financiële zin). De slagkracht en de snelheid van activiteiten organiseren is ook minder groot. 

Andere vaardigheden

Het is goed te realiseren dat het niet hebben van een eigen budget dus (deels) andere vaardigheden van een preventiemedewerker vraagt, namelijk veel communiceren, anderen kunnen overtuigen van nut en noodzaak, lobbyen om budgetverantwoordelijken, managers, directie en/of ondernemingsraad mee te krijgen in jouw voorstel en organisatiesensitiviteit. Je kunt namelijk als preventiemedewerkers niet altijd alles ‘binnen halen’. Je moet dus goed aanvoelen wanneer het het juiste moment is om iets in te brengen en/of aan te haken op al lopende ontwikkelingen. Maak dus ook veel gebruik van gevraagd en ongevraagd advies geven. Zo kun je je eigen invloed als preventiemedewerker vergroten.

Criteria van een budget

Waar moet een budget aan voldoen? Grofweg zijn er twee onderbouwingen voor een goed budget:

Planbare activiteiten

In de RI&E en het hierbij behorende plan van aanpak (jaarplan) zijn de activiteiten benoemd voor aankomend jaar. Vele activiteiten kosten wel tijd maar niet direct geld. Denk bijvoorbeeld aan het geven van voorlichting door de preventiemedewerker zelf. Maar er zullen ook activiteiten zijn die de preventiemedewerker niet zelf kan/wil uitvoeren en waarvoor externe deskundigheid ingehuurd moet worden. 

Bepaal per activiteit wat dit kost (vraag bijvoorbeeld meerdere offertes op om een inschatting hiervoor te maken) en neem dit op in het jaarplan. Tel vervolgens al deze bedragen op en dan heb je het totaalbedrag van begrote activiteiten en kosten voor komend jaar. Aangezien het jaarplan ook besproken en geaccordeerd moet worden door een managementteam/directeur heb je direct inzicht in het draagvlak en commitment hierbij. Immers als men het eindbedrag te hoog vindt, dan kan het gesprek gaan over welke prioriteiten anders gesteld worden en welke consequenties hieruit voortvloeien. Het komt immers voort uit de RI&E.

Andere planbare activiteiten zijn bijvoorbeeld de periodieke afstemming tussen de preventiemedewerker en de bedrijfsarts en/of arbodienst. Dit is in de nieuwe arbowet opgenomen. Bepaal elk jaar hoe vaak (en hoe lang) je met elkaar om de tafel gaat. Gebruikelijk is twee keer per jaar. Dit kan afhankelijk zijn van de arbeidsrisico’s. Dergelijke afstemming is vaak geregeld in het overall-contract met een bedrijfsarts/arbodienst en gaat vaak ten laste van het HR-budget. Indien er meer behoefte aan overleg is zullen er andere afspraken gemaakt moeten worden. Vaak is er dan ook sprake van een nieuwe en/of onvoorziene omstandigheid.

Ad hoc/onvoorziene activiteiten

Daarnaast zijn er altijd kleine ad hoc zaken die niet van te voren in te schatten zijn en die ook niet een jaar kunnen wachten tot het volgende jaarplan. Denk bijvoorbeeld aan het uit laten voeren van een werkplekonderzoek of een gericht onderzoek naar het binnenklimaat op een locatie. Hier wordt in de praktijk verschillend mee omgegaan:

  • Sommige preventiemedewerkers hebben een vast bedrag per medewerker per jaar beschikbaar voor dergelijke incidentele, ad hoc zaken. Bijvoorbeeld €25,- per FTE per jaar.

  • Bij andere organisaties lopen alle ad hoc zaken die over één medewerker gaan (bv dus een werkplekonderzoek) via HR. Deze geven akkoord en het gaat dan ook van een HR-budget af. De activiteiten die betrekking hebben op een afdeling/team gaan ten koste van het budget van de integraal verantwoordelijke manager. Dit betekent dus dat de preventiemedewerker wel een activiteit kan initiëren, maar het uiteindelijk niet zelf kan beslissen.

  • Er zijn ook organisaties die per situatie bekijken of het nuttig en noodzakelijk is. Soms zelfs met een business case erbij. Voordeel is dat het goed onderbouwd is, het nadeel is dat het vaak veel tijd kost, over veel schijven gaat en de preventiemedewerker dus niet zelf kan beslissen. Hierdoor kan het op de lange baan geschoven gaan worden.

Hoeveel budget heb je nodig?

Deze vraag is makkelijk gesteld, maar eigenlijk niet eenvoudig te beantwoorden. Dit is namelijk geheel afhankelijk van de branche en de risico’s in het bedrijf. Ook de visie op arbeidsomstandigheden is hierbij van grote invloed: wil je alleen voldoen aan de wet (en dus het minimaal vereiste) of heb je een ambitieuzer plan? Maar ook bijvoorbeeld of de organisatie het veel zelf wil doen (en dus verhoudingsgewijs meer interne deskundigheid/preventiemedewerkers heeft opgeleid) of dat men dit zo min mogelijk heeft en dus meer moet inhuren.

Juist hierom is het van belang elk jaar over een budget te onderhandelen gebaseerd op de RI&E en het jaarplan. Met eventueel nog 10% extra voor onvoorziene, ad hoc activiteiten.

Samenwerking met OR

Zoals aangegeven hangt beschikbaar budget dus ook samen met welke prioriteiten het management stelt. Hierop kan de ondernemingsraad ook (veel) invloed op uitoefenen. Het is dus zaak om als preventiemedewerker goede contacten te onderhouden met alle partijen en dus ook de ondernemingsraad. Door samen op te trekken kan een managementteam wellicht overtuigd worden om iets wel te doen, ondanks dat er vooraf geen budget voor beschikbaar was. Dit heeft dan wel consequenties voor andere activiteiten. Dit hoeven uiteraard niet arbo-activiteiten te zijn maar kan ook uit andere budgetten komen (Facilitair, HR of scholingsgelden)
Lees meer over samenwerken OR en de preventiemedewerker: https://www.werkenveiligheid.nl/preventie/rollen-en-verantwoordelijkheden/or-en-de-preventiemedewerker

Lees meer op overzichtspagina RI&E