Zelfroosteren: een gezonde trend?

Flexibilisering is een sleutelwoord wanneer je spreekt over moderne sociale verhoudingen in organisaties. Flexibel werken hoort daarbij. Werken wanneer het de werknemer of het bedrijf uitkomt. De ultieme vorm daarvan is zelfroosteren: werknemers die maximaal zeggenschap hebben over hun rooster.

Werknemers die hun eigen werktijden kunnen bepalen, zijn doorgaans erg tevreden en verzuimen minder. Het roept ook vragen op: past het? Is het gezond? Zijn er gevolgen voor de veiligheid? Is iedereen er geschikt voor? Interessant voor preventiemedewerkers om (mee) te denken over wat zelfroosteren of elementen van zelfroosteren kunnen betekenen voor het bedrijf. Dit artikel geeft uitleg over de mogelijkheden van zelfroosteren en voorwaarden en aanbevelingen voor de invoering.

Wat is zelfroosteren?

Zelfroosteren betekent letterlijk zelf je rooster bepalen. Belangrijke dimensie is de mate van zeggenschap van de medewerker: hoe meer zeggenschap, des te meer sprake is van zelfroosteren. Ruilen en het werken met voorkeursroosters zijn prille vormen van zelfroosteren. Werken op het tijdstip dat de werknemer zelf wil, is de ultieme vorm. In het proces van zelfroosteren doorloopt de organisatie de volgende stappen:
 

Stappenplan zelfroosteren

Waarom zelfroosteren?

Het invoeren van zelfroosteren vraagt om investeringen op financieel en organisatorisch gebied. Vraag is dan wat zelfroosteren uiteindelijk oplevert. Uit ervaringen bij verschillende organisaties komen de volgende punten naar voren:

Balans werk-privé

Medewerkers die werken in een kantoorsituatie zijn de afgelopen jaren meer gaan thuiswerken. Dat geeft vaak ruimte om werk en privé te combineren. Voor medewerkers waarbij het werk (voornamelijk) plaatsgebonden is, is dat toch vaak minder het geval. Zelfroosteren kan ook die medewerkers de mogelijkheid geven om meer invloed uit te oefenen op de eigen werktijden. Het biedt ruimte voor de individuele verschillen tussen medewerkers, waardoor per medewerker de balans tussen werk en privé kan verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan zorgtaken. Veel medewerkers hebben de zorg voor (kleine) kinderen of geven mantelzorg. Anderen willen files mijden, volgen een opleiding naast hun werk of willen werken wanneer hun partner werkt. Wanneer je partner wisseldienst heeft, is het prettig wanneer je die roosters op elkaar kunt laten aansluiten. Zelfroosteren kan gehoor geven aan de verschillende behoeften per leeftijdsgroep, levensfase en zelfs per persoon. Hiermee kan zelfroosteren ook prima ingebed worden in leeftijdsbewust personeelsbeleid en beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Nu veel medewerkers die werken in de kantoorsituatie meer thuiswerken, kan zelfroosteren goed ingepast worden in het re-integratie- en loopbaanbeleid van de organisatie. 

Flexibiliteit

Het is mogelijk om vraag en aanbod van arbeid beter met elkaar in evenwicht te brengen. Per seizoen, per maand, per dag en per tijdstip kunnen de bezettingseisen in de organisatie anders zijn. Zo kan er piekdrukte zijn rond de feestdagen, worden de openingstijden vanwege een actie tijdelijk verruimd of zijn er onverwachts veel patiënten of klantvragen. Ook de behoefte van medewerkers om op bepaalde tijdstippen wel of niet te werken varieert. Door vraag en aanbod te matchen, wordt aan beide kanten de flexibiliteit vergroot.

Aantrekkelijk werkgeverschap

Omdat zelfroosteren het voor medewerkers mogelijk maakt om een betere afstemming te bereiken tussen werk en privé, bieden organisaties een onderscheidende arbeidsvoorwaarde. Daarnaast kan een werkgever nieuwe groepen potentiële werknemers bereiken, die behoefte hebben aan meer flexibiliteit in werktijden. Denk bijvoorbeeld aan herintreders en jongeren.

Geen overwerk

Door het systeem van zelfroosteren kan overwerk worden uitgebannen. Gezondheids- en veiligheidsrisico’s, zoals verstoring van het bioritme, maagklachten en bijvoorbeeld onoplettendheid ten gevolge van vermoeidheid, kunnen worden voorkomen. Ook is er financieel voordeel: overwerk hoeft niet uitbetaald te worden. Niet meteen een populaire maatregel, maar besef dat veiligheids- en gezondheidsrisico’s vermeden worden. De besparing kan bijvoorbeeld verdeeld worden over de medewerkers of benut worden om meer mensen een groter en vast dienstverband aan te bieden. Bij dit punt moet ik wel een kanttekening plaatsen, namelijk: de bezetting moet wel op orde zijn. Geen enkel rooster pakt goed uit als de bezetting niet op orde is, ook zelfroosteren niet.

Leren van elkaar

Het werken in een vast duo of vaste ploeg is bij zelfroosteren niet altijd meer vanzelfsprekend. Dat is wennen, maar pakt in de praktijk positief uit voor de onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling. Die andere collega blijkt een leuke en deskundige collega te zijn. Bij zelfroosteren in teamverband komen deze aspecten anders uit de verf. Maar ook hier is een leereffect. Het team van medewerkers is samen verantwoordelijk om het rooster kloppend te maken. Soms betekent dat geven en nemen. Het doet een beroep op de collegialiteit. Elkaar ondersteunen, opkomen voor jezelf en ongemakken bespreekbaar maken, zijn nu gewenste vaardigheden. Ook kan gedacht worden aan een excellent pool*. Met een excellent pool bedoel ik een groep medewerkers die flexibel inzetbaar zijn, op (vrijwel) iedere afdeling kunnen werken, kennis overdragen en daar dan ook (meer) voor betaald krijgen. Deze medewerkers zijn bij uitstek geschikt om de roosterpuzzel op te lossen (in stap 4 van het stappenplan zelfroosteren) en tegelijkertijd draagt het bij aan ieders ontwikkeling, inclusief die van henzelf.

Voorwaarden om zelfroosteren in te voeren

Zelfroosteren kan voordelen opleveren. Toch zal dan niet iedere organisatie vlotjes met zelfroosteren aan de slag kunnen gaan. Belangrijke voorwaarden voor invoeren, zijn:

Een reden

Waarom zou je met zelfroosteren aan de slag gaan als iedereen tevreden is over de werktijden? Soms geeft ruilen voldoende flexibiliteit. Zelfroosteren moet geen doel op zich worden. De in dit artikel genoemde voordelen kunnen voor jou een reden zijn. Echter meer voor de hand liggend zijn aanleidingen in de eigen organisatie, zoals klachten van medewerkers over hun werktijden, veel overwerk, vergrijzing en ontgroening. Op basis van informatie uit de risico-Inventarisatie en evaluatie en analyse van ziekteverzuimcijfers, de leeftijdsopbouw en in- en uitstroomcijfers krijg je een beeld.

Veranderingsgezind

Werkgevers en werknemers moeten bereid zijn om te veranderen. Bereidheid is er eerder als zowel de werknemer als de werkgever de voordelen zien (win-winsituatie). Als bijvoorbeeld een medewerker steeds wordt gevraagd om zijn wensen bij te stellen, dan is de ‘win-situatie’ ver te zoeken. En als de werkgever nauwelijks meer flexibiliteit ervaart, zal het enthousiasme voor zelfroosteren ook vast minder zijn. Maar ook met veel kans op een ‘win-win’-situatie zien we weerstand om ‘het oude vertrouwde’ op te geven. Medewerkers moeten bijvoorbeeld het vertrouwen hebben dat zelfroosteren geen verkapte vorm van bezuinigen is en de bescherming van afspraken en (verworven) rechten deels los durven laten. Datzelfde geldt voor de werkgever en het management. Ze verliezen een stuk controle: sturen op aanwezigheid wordt meer sturen op output.

Spelregels

Bij zelfroosteren ontkom je niet aan ‘spelregels’. Denk bijvoorbeeld aan regels over wanneer en hoe je je wensen wat betreft diensten of roostertijden kunt invullen. Ook in de stappen daarna zijn spelregels gewenst, zoals ook genoemd wordt bij stap 4 in het stappenplan zelfroosteren. Het gaat dan om spelregels om de roosterpuzzel verder op te lossen. Een voorbeeld is dat je punten krijgt als je een aantal van je ingediende roosterwensen aanpast, zodat het rooster kloppend wordt. Ook als zelfroosteren in teamverband plaatsvindt, moet je denken aan oplossingen voor als het team er zelf niet uit kan komen. Wie hakt dan de knoop door? Maak daar afspraken over. En wat te doen als ten gevolge van langdurige ziekte gaten in het rooster vallen? 

Maatwerk en geen moeten!

Niet alle bedrijven en soorten werk lenen zich voor zelfroosteren en ook de vorm kan anders zijn. In geval van zelfroosteren in zelfsturende teams is collegialiteit belangrijk. Daarnaast vraagt het om zelfstandigheid van medewerkers en een coachende stijl van leidinggeven. Hiërarchische bedrijven met een sterke collectiviteit lenen zich minder voor zelfroosteren in teams. Voor bedrijven met een groot personeelsbestand en weinig diversiteit in taken is zelfroosteren met behulp van software vaak meer geschikt. Het is altijd maatwerk en in alle gevallen is het van belang gedegen onderzoek te doen. Wees daarbij niet te ambitieus. De uitkomst moet ook kunnen zijn dat zelfroosteren niet past. Of dat je kleine stapjes maakt, bijvoorbeeld door medewerkers meer mogelijkheden te geven. Denk daarbij aan een voorkeur voor een vaste vrije dag of bijvoorbeeld de wens om de ochtenden of juist de middagen te werken.

Draagvlak

Het proces van zelfroosteren vraagt om goede communicatie met en inspraak van alle betrokkenen. Daarbij is de rol van de medezeggenschap van belang. Volgens de WOR moet de werkgever een werktijdenregeling of een verandering daarvan ter instemming aan de medezeggenschap voorleggen. Het zou echter goed zijn als de OR vanaf het begin betrokken is. Dat begint al bij de eerste oriëntatie: hoe willen wij in de toekomst omgaan met werktijden?

Wat kan zelfroosteren makkelijk(er) maken?

Gemêleerd gezelschap

Als de groep medewerkers voldoende groot en heterogeen is samengesteld (bestaande uit verschillende leeftijdsgroepen en leefsituaties) is de verwachting dat er meer diversiteit aan wensen is. Zo kan beter tegemoet gekomen worden aan de gestelde roosterwensen. Bij weinig diversiteit is de kans groot dat wensen van medewerkers te veel overlappen en maar een klein deel van de ingediende wensen gehonoreerd kan worden.

Breed inzetbare medewerkers

Een grote diversiteit aan functies, veel specialismen en/of verschillen in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden maakt de puzzel complex. Zoveel mogelijk breed inzetbare medewerkers is praktisch. Wellicht past het bij bestaande plannen in het kader van het competentiebeleid, loopbaan- en/of beleid inzake duurzame inzetbaarheid.

Denk na over zelfroosteren

Zelfroosteren doe je dus niet zomaar. Het kost tijd om keuzes te maken: past het wel bij onze organisatie? En zo ja, welke vorm? Of zelfroostering nu wel of niet toepasbaar is, één ding is zeker: er over nadenken heeft al voordelen. Het betekent dat er kritisch gekeken wordt naar het werkaanbod en het proces van werktijden. Welke werkzaamheden in het bedrijf hebben nu echt haast en wat kan later? Het is luisteren naar de wensen van medewerkers en hoe die wensen verschillen per levensfase. Daarmee kan het ook een mooie manier zijn om rekening te houden met de arbeidsomstandigheden en de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Echter wat betreft dit laatste moet je als preventiemedewerker ook waakzaam zijn: een prettig rooster is niet altijd een gezond rooster. Zorg dus dat goede voorlichting over (on)gezonde werktijden een verplicht onderdeel is bij de overstap naar zelfroosteren en überhaupt bij roosters met onregelmatige werktijden. Beste preventiemedewerker, zet je het op de agenda?

Lees meer

Het netwerk zelfroosteren bestaat uit deskundigen, bedrijven, vakbonden, werkgeversorganisaties, kennisinstituten en opleidingsinstellingen. Het netwerk brengt regelmatig publicaties uit.